Comment bien déléguer ?

Cet article est une traduction en français de how-well-do-you-delegate écrit par Buzzedison.

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Comment bien déléguer ?

18 novembre 2022

Lorsque vous avez assumé pour la première fois le rôle de chef d'équipe, il est fort probable que l'un des aspects les plus importants et les plus excitants était d'avoir une équipe plus nombreuse avec qui travailler. La possibilité de travailler avec les autres et de les diriger vers un objectif commun est vraiment l'un des meilleurs aspects de ce cheminement de carrière. Mais maintenant que vous êtes aux commandes, vous vous sentez peut-être dépassé par la quantité de tâches qui vous incombent. Il est temps d'envisager de déléguer certaines de vos responsabilités. Comment pouvez-vous faire cela ? Eh bien, j'ai élaboré un guide pour commencer à déléguer efficacement afin que vous puissiez continuer à avancer avec votre équipe tout en progressant en tant que contributeur et leader individuel.

Avant d'aller plus loin, assurons-nous que nous sommes tous sur la même longueur d'onde sur ce que signifie la délégation. La délégation ne consiste PAS à dire aux gens quoi faire ou comment le faire ; il s'agit plutôt d'assigner des tâches que les gens peuvent accomplir avec un minimum de supervision de votre part. En tant que manager, cela vous laissera plus de temps pour d'autres choses comme l'élaboration de stratégies et la réflexion à long terme au lieu de microgérer chaque petite chose.

La délégation est une compétence extrêmement importante lorsqu'il s'agit d'être un chef d'équipe ou un gestionnaire efficace au sein d'une organisation. Les dirigeants qui sont capables de déléguer avec succès sont plus susceptibles que les autres de constater une amélioration des résultats de leurs équipes dans l'ensemble. Donc, si vous voulez que votre groupe fonctionne au mieux et atteigne son plein potentiel, apprendre à déléguer efficacement les tâches est essentiel !

La délégation est un élément essentiel de la direction des autres : elle permet à davantage de personnes d'intervenir et de s'approprier leurs domaines d'intérêt, ce qui se traduit par de meilleurs résultats pour toutes les personnes impliquées ainsi que par davantage d'opportunités de croissance. La délégation ne vient pas naturellement pour tout le monde ; de nombreuses personnes ont du mal à savoir quand et combien déléguer lorsqu'elles débutent en tant que chefs d'équipe ou managers.

La délégation est une chose difficile à faire, surtout si vous avez l'habitude de tout faire vous-même. Mais lorsque vous travaillez avec une équipe, il est important que vous laissiez de côté certaines des choses qui ne relèvent pas de votre responsabilité.

Vous avez du mal à déléguer ?

Voici quelques raisons courantes :

  • Vous ne faites pas confiance aux autres pour le faire correctement
  • Vous craignez que les gens profitent de vous
  • Vous pensez que cela prendra trop de temps pour expliquer ce qui doit être fait
  • Vous avez peur que si vous déléguez, cela compliquera votre travail plus tard

Toutes ces raisons sont valables, mais elles peuvent toutes être résolues - il suffit d'un peu de pratique et d'un certain engagement pour changer. Voici comment :

  1. Commencez petit - essayez d'abord de déléguer une petite tâche et voyez comment ça se passe ! Il est plus facile de s'habituer à l'idée quand ce n'est pas quelque chose d'écrasant.
  2. Donnez des instructions claires et assurez-vous que la personne à qui vous déléguez dispose de toutes les informations dont elle a besoin pour commencer. S'ils ne comprennent pas ce qu'on attend d'eux ou ce qu'ils devraient faire, ils ne pourront pas faire du bon travail.
  3. Ne vous retenez pas parce que vous pensez que les choses iront mieux si vous les faites vous-même – elles ne le feront pas ! Faire confiance aux autres est important dans tout environnement de travail ; si tout le monde fait bien sa part, alors tout le monde y gagne !

Partager la charge de travail pour en faire plus

Le partage de la charge de travail est un excellent moyen d'en faire plus. Cela peut également être un excellent moyen d'atteindre une grande variété d'objectifs : une productivité accrue, une meilleure communication et même un meilleur moral. Lorsqu'il s'agit de partager la charge de travail, il y a trois stratégies sur lesquelles se concentrer :

  1. Soyez proactif dans la répartition des tâches. Cela signifie être clair sur ce que chaque personne doit faire dès que possible après leur avoir assigné une tâche. Assurez-vous que tout le monde sait exactement ce qu'il doit accomplir et combien de temps il lui reste jusqu'à ce qu'il en ait besoin pour qu'il n'y ait pas de surprises plus tard lorsque les choses commencent à prendre du retard en raison de retards inattendus ou de changements dans la portée du projet (ce qui arrive plus souvent que nous aimerions).
  2. Créez un environnement où les gens se sentent à l'aise de poser des questions sur leurs responsabilités ou de clarifier la place de leurs tâches dans le tableau d'ensemble de votre entreprise/organisation afin qu'il n'y ait pas de surprises
  3. Soyez ouverts et honnêtes les uns avec les autres au sujet de la charge de travail - c'est essentiel pour que chacun se sente inclus et pris en charge dans votre environnement d'équipe !

Pour augmenter la productivité de votre organisation ou de votre entreprise, envisagez d'utiliser l'un de ces outils :

  • Un calendrier où chacun peut voir ce qui est en cours de travail à un moment donné
  • Un outil de gestion de projet comme Notion, Trello, Asana, ClickUp ou Basecamp qui permet à plusieurs membres de différents départements de collaborer sur des projets.

Quelle est la qualité de votre délégation ?

À quoi ressemble la délégation ? Cela dépend de vos besoins et des personnes de votre équipe. Certaines entreprises délèguent en demandant aux employés de gérer des tâches spécifiques à certains moments, tandis que d'autres attribuent simplement des projets et laissent les gens déterminer comment ils vont les faire. Quelle que soit l'approche que vous adoptez, assurez-vous d'avoir des attentes claires, des objectifs clairement définis et une communication constante les uns avec les autres. Vous avez besoin de toutes ces choses pour que personne ne se sente dépassé ou confus quant à ce qu'il est censé faire ou quand il est censé le faire.

Voici quelques questions à vous poser si vous n'êtes pas sûr que vos compétences de délégation sont optimales :

  • Êtes-vous capable de déléguer des tâches ? Si oui, peuvent-elles être effectuées avec un minimum de supervision ?
  • Les gens s'approprient-ils leurs missions et s'efforcent-ils de les terminer en temps opportun ?
  • Posent-ils des questions si nécessaire et demandent-ils des éclaircissements lorsqu'ils sont confus à propos de quelque chose ?
  • Toutes les personnes impliquées se sentent-elles entendues et valorisées dans le cadre du processus ?

Quoi et quand déléguer

Commencez par identifier ce que vous pouvez déléguer, et quand. Décidez comment le déléguer, à qui, et fournissez-leur les ressources et les connaissances dont ils ont besoin.

J'ai découvert qu'il y a plusieurs questions que je peux me poser lorsque j'envisage de déléguer une tâche :

  1. Est-ce que cette tâche est quelque chose pour laquelle je suis doué ?
  2. Mon équipe a-t-elle les compétences nécessaires pour le mener à bien ?
  3. Combien de temps cela me prendra-t-il ?
  4. Combien vais-je apprendre en faisant cela moi-même ?
  5. Qui pourrait aimer assumer cette tâche ?
  6. Avons-nous suffisamment de ressources disponibles à l'heure actuelle pour qu'ils puissent bien le faire?

Il ne suffit pas de jeter une tâche et de s'attendre à ce que quelqu'un d'autre s'en charge. Vous devez leur donner les outils dont ils ont besoin pour bien faire le travail.

La première étape consiste à identifier ce que vous pouvez déléguer. Cela peut sembler évident, mais il y a souvent des tâches dans votre travail que vous n'êtes pas obligé de faire vous-même ou que vous POUVEZ déléguer si vous savez comment.

Et puis une fois que vous avez identifié ce qui peut être délégué, réfléchissez à la façon dont cela devrait être délégué. Cela signifie décider qui effectuera la tâche, de quelles ressources il aura besoin (comme de l'équipement ou des logiciels) et des connaissances dont il aura besoin (comme de la formation ou des conseils).

Ne déléguez pas des tâches juste pour les décharger de votre assiette - cela entraînera des personnes qui ne voudront pas vraiment aider, et ce ne sera pas aussi efficace. Si vous avez besoin d'un rapport fait en deux heures, vous ne voulez pas passer 30 minutes à essayer d'expliquer ce que vous devez faire, vous voudrez peut-être le faire vous-même.

Par exemple, s'il y a de la paperasse qui doit être remplie et envoyée à un client, il n'est pas toujours nécessaire que VOUS la remplissiez et l'envoyiez — vous pouvez engager quelqu'un d'autre pour le faire. Ou peut-être qu'il y a un article qui a besoin d'être écrit, mais que vous n'êtes pas le meilleur écrivain ou la personne la plus qualifiée pour le travail - vous pourriez engager quelqu'un d'autre pour l'écrire à la place.

Il n'est pas nécessaire de se sentir dépassé ou stressé en pensant à ce genre de choses - essayez simplement de vous concentrer sur les parties de votre travail que vous aimez vraiment faire et sur celles qui pourraient être effectuées par quelqu'un d'autre sans compromettre la qualité ou l'efficacité.

Comment déléguer

Peu importe le style de leadership que vous adoptez, lorsque vous déléguez un projet à votre équipe, vous souhaitez qu'elle le réalise rapidement et à votre satisfaction. Pour atteindre cet objectif, vous devez fournir des instructions claires.

La clé de la délégation est d'être clair sur ce que vous voulez exactement et combien de temps, d'argent et d'efforts cela prendra. Si vous n'êtes pas sûr de ce que devrait être le livrable ou de la durée d'exécution d'une tâche, cela signifie qu'elle n'est pas encore prête pour la délégation.

  • Soyez clair sur ce que vous voulez. Énoncez l'objectif. Plus précisément, indiquez ce que vous attendez du membre de l'équipe pour accomplir ce projet. 
  • Soyez clair sur la date limite. Décrire la portée. En plus d'indiquer ce que vous attendez du membre de l'équipe, indiquez le temps alloué au projet et tout autre détail important (par exemple, le budget). Une bonne règle de base est que cela ne devrait pas prendre plus de 10 minutes pour lire tous ces détails - plus longtemps que cela, et ils risquent d'être trop longs ou déroutants pour quelqu'un qui ne connaît pas bien ce sujet. champ de travail.
  • Soyez clair sur le livrable (que doivent-ils produire ?).
  • Soyez clair sur le délai d'exécution des tâches (quand en avez-vous besoin ?)
  • Fournissez des ressources supplémentaires : s'il existe d'autres ressources disponibles en ligne (par exemple, des sites Web) où ils peuvent trouver plus d'informations sur la meilleure façon d'accomplir cette tâche, incluez des liens afin qu'ils n'aient pas à chercher par eux-mêmes !

Vous pensez peut-être que poser des questions comme celles-ci expose la faiblesse de vos capacités de leadership, mais c'est en fait un élément important pour déléguer efficacement ! Un bon leader veut des commentaires sur la façon dont il délègue ; si quelque chose ne semble pas clair ou manque dans vos instructions, demandez-leur jusqu'à ce qu'ils comprennent exactement ce qu'ils doivent accomplir avant de leur confier le moindre travail !

Réfléchissez au type de personne qui conviendrait le mieux à cette tâche : est-ce quelqu'un qui possède de solides compétences organisationnelles ? Si c'est le cas, il pourrait être doué pour garder une trace de toutes les tâches déléguées par d'autres personnes de leur service. Ou est-ce quelqu'un qui s'épanouit sous pression ? Si c'est le cas, il pourrait être bon pour assumer plus de responsabilités qu'ils n'en ont l'habitude (et donc moins susceptibles de prendre du retard).

À qui déléguer

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pouvez hésiter à déléguer. Vous avez peur que quelqu'un d'autre fasse le travail mieux que vous ou qu'il fasse quelque chose de mal. Vous pouvez également ne pas avoir le temps de tout faire vous-même, ou même ne pas savoir ce qui doit être fait en premier lieu. Mais économiser de l'argent n'est pas la seule raison de déléguer des tâches - cela peut aussi aider à remonter le moral et à faire en sorte que vos employés se sentent bien dans leur peau. En les responsabilisant et en leur permettant de s'approprier leurs projets, vous les préparez au succès !

Les personnes les mieux placées pour déléguer sont celles à qui l'on a confié des responsabilités correspondant à leurs compétences et à leur niveau d'expérience (c'est ce qu'on appelle le « job match »). Si un nouvel employé vient de commencer à travailler dans votre entreprise, il n'est peut-être pas encore prêt, mais ne vous inquiétez pas ! Cela ne signifie pas qu'ils ne peuvent pas évoluer vers une position où ils peuvent gérer plus de travail ; cela signifie simplement que ce n'est peut-être pas le bon moment pour eux de toute façon (vous voudrez peut-être qu'ils se concentrent sur l'apprentissage de nouvelles choses).

Tant qu'il n'y a pas de conflits d'intérêts entre vous et quiconque pourrait avoir besoin de faire certaines tâches ici, alors allez-y ! N'oubliez pas cependant : parfois, il peut y avoir un conflit entre différentes équipes au sein d'une organisation. Si cela se produit, assurez-vous que tout le monde sait quel type d'accord de flux de travail existe entre les différents départements avant d'assigner du travail en dehors des limites de votre propre équipe ! »

Conclusion

Pour être plus productif, vous devez travailler plus intelligemment et non plus dur. L'une des meilleures façons d'y parvenir est d'impliquer les autres et de déléguer les tâches de manière appropriée. Cependant, ce n'est pas aussi simple que de remettre votre liste de choses à faire et de supposer que tout sera fait à temps. Au lieu de cela, vous devez comprendre qui doit s'occuper de quoi - ainsi que quand cela doit être fait - afin que toutes les autres personnes impliquées (y compris vous-même) bénéficient de la participation à un effort d'équipe. Il existe de nombreuses façons de procéder à la délégation qui pourraient mieux répondre à vos besoins particuliers que toute autre approche, alors n'ayez pas l'impression qu'il n'y a qu'une seule façon !

Cet article est une traduction en français de how-well-do-you-delegate écrit par Buzzedison.