Les bonnes pratiques du télétravail pendant (et après) le confinement

Toutes les organisations n’étaient pas préparées à un bouleversement aussi soudain… Voici quelques conseils à suivre pour que le home office profite aussi bien aux employés qu’aux entreprises.

Le confinement imposé par le gouvernement a logiquement poussé les entreprises à se tourner vers le télétravail. Une tendance qui devrait durer pendant la période de crise sanitaire liée au coronavirus, mais qui pourrait bien se prolonger au-delà.

Malheureusement, toutes les organisations n’étaient pas préparées à un bouleversement aussi soudain… Voici quelques conseils à suivre pour que le home office profite aussi bien aux employés qu’aux entreprises.

  • Prendre soin de sa santé. C’est le premier risque lié au télétravail. À plus forte raison quand la pratique est inhabituelle, elle peut provoquer des effets négatifs sur le corps. D’où l’importance de réagir.
    • Faire de l’exercice. Même pour les moins sportifs, le rythme de travail classique apporte un minimum d’activité physique : trajets entre le domicile et le bureau, courts déplacements répétés sur le lieu de travail… Il faut donc veiller à combler ce manque, en réalisant de petits exercices chez soi.
    • Aménager son espace de travail à domicile. Comme son nom l’indique, le home office implique de disposer d’un bureau à la maison. Pourquoi ne pas en profiter pour investir dans son confort, avec, par exemple, un siège ergonomique ou un ordinateur adapté ? Car la posture joue un rôle crucial, en particulier pour le dos et les articulations.
    • Prendre des pauses régulières. Pour être efficace, il est préférable de s’aérer l’esprit de temps en temps, même quelques minutes. Cela peut d’ailleurs être l’occasion de s’oxygéner véritablement, en prenant l’air à la fenêtre l’espace d’un instant.
  • Séparer vie privée et vie professionnelle. Comment ne pas se laisser envahir par le travail quand la frontière géographique disparaît ? L’idéal reste donc de dédier une pièce de son domicile à son activité professionnelle, afin d’établir clairement une limite. Si ce n’est pas possible, une autre solution consiste à fixer un créneau de travail au quotidien, qui peut varier chaque jour en fonction des objectifs (en veillant à rester raisonnable). Et quand ce temps est écoulé, la déconnexion peut être le fruit d’un rituel de fin de journée, par exemple en laissant l’ordinateur de côté.
  • Maintenir la communication professionnelle à distance. En travaillant de chez lui, l’employé peut finir par se sentir isolé de ses collègues et de son management. Éprouver des difficultés à obtenir une information, ne pas avoir de vision claire quant aux prochains objectifs, manquer de retours sur ses réalisations… Tous ces facteurs peuvent entraîner une baisse sensible de motivation. Par conséquent, il est crucial d’entretenir le lien, via les moyens suivants :
    • Mettre en place des échanges quotidiens entre le manager et ses équipes. Tous les jours, le manager doit réserver un créneau pour faire le point avec les télétravailleurs. Tôt le matin ou en fin de journée, individuellement ou par groupe, pendant quelques minutes ou une heure… Les possibilités sont nombreuses, mais il convient de fixer un rendez-vous régulier, afin d’expliquer aux collaborateurs ce qu’on attend d’eux et de répondre à leurs questions.
    • Organiser des réunions à distance. Attention : l’idée n’est pas de tomber à nouveau dans le piège des réunions interminables et inefficaces du bureau. Mais sur des projets de groupe, les membres d’une équipe ont irrémédiablement besoin d’échanger sur leur avancement, les obstacles rencontrés, etc. Par conséquent, il convient de leur offrir la possibilité de communiquer entre eux, sur des créneaux prévus à cet effet.
    • Se doter d’outils de travail collaboratif. C’est bien sûr le corollaire des points précédents. De multiples solutions facilitent la collaboration à distance (Slack, Zoom, Microsoft Teams…), en offrant la possibilité d’échanger par chat, appels audio ou vidéoconférence. Elles aident donc grandement à maintenir la communication.
  • Préserver les échanges informels. Le quotidien au bureau ne se résume pas aux projets menés ensemble. Il est aussi ponctué de discussions anodines, de moments de complicité ou de marques de soutien. Essayer de recréer cette vie en communauté peut donc être bénéfique pour tous.
    • Créer des événements virtuels conviviaux. À l’heure du déjeuner, le lundi matin, le jeudi soir en afterwork… Les occasions ne manquent pas pour réunir l’ensemble des collaborateurs (tout du moins, ceux qui le souhaitent). Chacun peut alors apporter son repas/sa boisson devant son écran, prendre des nouvelles de ses collègues et donner des siennes. Une façon de conserver une certaine proximité, même à distance.
    • Manifester son soutien aux télétravailleurs. C’est une certitude : tous les employés ne vivent pas l’éloignement de la même manière. C’est pourquoi le manager doit s’enquérir de l’état émotionnel de chacun. Il s’agit donc d’interroger ses équipes sur leurs préoccupations, leurs difficultés, leur stress… Mais aussi d’apporter du réconfort et d’exprimer des encouragements, afin d’entretenir leur motivation.
  • S’appuyer sur des documents de référence. Puisque la distance complique la recherche d’informations, il est préférable de faciliter ce travail. À cet effet, une bonne solution consiste à regrouper tous les documents nécessaires à la réalisation des missions et à en donner l’accès aux personnes concernées. Attention néanmoins : certaines données pouvant être sensibles, il convient d’assurer leur protection, en coordination avec la direction informatique. La mise en place de cette étape peut donc nécessiter un peu de temps.
  • Établir des règles. Dans une telle période de chamboulement, une des difficultés réside dans l’équilibre à trouver entre souplesse et encadrement. Quelques règles peuvent cependant s’avérer utiles : plages horaires sur lesquelles les employés doivent rester joignables, canaux de communication à privilégier, référent à contacter en cas d’interrogation… Tout en sachant faire preuve de flexibilité, selon les situations.
  • Faire confiance. C’est peut-être la transformation la plus délicate pour certaines structures. Et elle n’entre pas en contradiction avec le point précédent. Car une fois les règles établies, le management doit strictement s’y tenir. Cela implique notamment de ne pas pouvoir totalement contrôler les heures de travail des employés. Ceux-ci, plus autonomes, doivent alors être uniquement jugés sur les livrables requis, ces derniers devant donc être clairement définis. En définitive, le télétravail induit l’instauration de relations professionnelles fondées sur trois piliers : confiance, autonomie et transparence.