Comment faire une bonne réunion à distance ?

Les réunions sont souvent perçues comme une perte de temps, surtout dans les entreprises souffrant de réunionite aiguë. Faut-il en conclure qu’elles sont inutiles et que cette pratique doit cesser ?

Les réunions sont souvent perçues comme une perte de temps, surtout dans les entreprises souffrant de réunionite aiguë. Faut-il en conclure qu’elles sont inutiles et que cette pratique doit cesser ? Ce n’est pas l’avis du chercheur américain Steven G. Rogelberg : « Les réunions aident les individus à former un ensemble cohérent, qui est plus adaptable, plus résilient et plus autonome, surtout en temps de crise ». Ces mots, écrits dans la Harvard Business Review il y a plus d’un an, résonnent davantage aujourd’hui, avec la pandémie de Covid-19. La crise sanitaire a en effet accéléré le recours au télétravail, qui pourrait s’inscrire durablement dans les mentalités.

Dans un tel contexte, la collaboration peut devenir un vrai challenge. D’où l’intérêt crucial des réunions en ligne, pour faire avancer les projets en équipe et entretenir un sentiment d’appartenance à l’entreprise. Mais à l’instar des sessions physiques, elles doivent faire l’objet d’un soin particulier pour être efficaces, tant de la part des participants que des organisateurs. Voici quelques conseils pour des réunions à distance agréables et productives.

Les bonnes pratiques pour participer à une réunion à distance

Vérifier son équipement

Avant de prendre part à une réunion en ligne, la première étape consiste à vous assurer que vous disposez de l’installation nécessaire, aussi bien d’un point de vue matériel que logiciel : connexion à Internet fiable, webcam, applications… Si vous avez un doute, n’hésitez pas à demander à l’organisateur ce dont vous aurez besoin. Et, surtout, n’oubliez pas de tester le bon fonctionnement de l’ensemble, peu de temps avant l’horaire fixé.

Choisir un lieu adapté

La plupart des réunions à distance se déroulent en visioconférence. Par conséquent, il convient de prêter attention à votre environnement avant de démarrer. Privilégiez donc un endroit calme et assez lumineux, et ne négligez pas non plus l’arrière-plan. De nombreuses personnes (à commencer par l’auteur de cet article) ont tendance à l’oublier, mais vos collègues n’ont pas nécessairement envie de voir votre linge étendu derrière vous.

Faire en sorte de ne pas être dérangé(e) pendant la réunion

Ce point vaut particulièrement pour ceux vivant le confinement en famille. Dans cette situation, les sollicitations peuvent être fréquentes et parfois survenir à un moment inopportun. C’est pourquoi il est préférable d’établir des règles claires, en indiquant votre indisponibilité pendant la durée de la visioconférence. Objectif : éviter la mésaventure connue par un journaliste de BBC News, interrompu par ses enfants pendant un direct.

Participer activement, tout en respectant les autres

Puisque la parole vous est donnée, n’hésitez pas à la prendre. Durant la réunion à distance, sentez-vous donc libre d’intervenir, pour faire valoir votre opinion. Mais faites attention à ne pas couper la parole aux autres participants. Car à distance, la conversation devient encore plus inaudible lorsque plusieurs personnes parlent en même temps. Il faut donc veiller à ce que chacun puisse s’exprimer, à tour de rôle.

Réunions à distance : les clés d’une organisation efficace

Préparer minutieusement la réunion

Cette étape est régulièrement méprisée, et c’est ce qui conduit souvent à des réunions improductives, en présentiel ou en ligne. Elle est en effet primordiale, car il s’agit d’établir les fondations des échanges à venir. Il convient premièrement de lister les sujets à aborder et les objectifs à atteindre. Cela permet alors d’identifier les personnes à inviter : ce sont les collaborateurs concernés par les problématiques à traiter, et uniquement ceux-là. Ensuite, il faut déterminer un créneau correspondant à tous les participants, en s’adaptant aux agendas bousculés par le confinement.

Mais la préparation de la réunion à distance doit également prendre en considération les aspects techniques. Il convient donc de sélectionner un outil adapté à vos besoins. Zoom, Jitsi, Skype, Discord, et bien d’autres, peuvent faire l’affaire, mais il faut s’assurer que tout le monde sait s’en servir. Par ailleurs, pensez à prévoir un plan B : si la solution choisie ne fonctionne pas comme prévu, vous devrez vous rabattre sur un autre outil, tel qu’une simple conférence téléphonique.

Accueillir les participants

Au début de la réunion, n’oubliez pas de remercier chaleureusement ceux qui y prennent part. Car ces derniers vous accordent une partie de leur temps, alors qu’ils ont peut-être énormément de contraintes. À plus forte raison en cette période de confinement. Témoigner votre gratitude constitue ainsi un premier moyen, certes modeste, de les récompenser. C’est d’ailleurs un réflexe assez courant envers un supérieur hiérarchique, un client ou un partenaire. Mais moins envers un collaborateur, avec qui il est pourtant aussi crucial d’entretenir une bonne relation.

Ensuite, présentez l’objet de la réunion, ainsi que le rôle de chacun (si possible). N’hésitez pas non plus à fixer quelques règles de « bonne conduite ». Vous pouvez, par exemple, inviter tous les participants à limiter la durée de leurs interventions ou à faire preuve de bienveillance pour encourager chacun à prendre la parole.

Veiller au bon déroulement de la réunion à distance

Si vous êtes à l’initiative du rassemblement, vous aurez généralement pour mission d’animer les échanges. Dans ce cas, assurez-vous de distribuer la parole équitablement et de laisser à chacun la possibilité de s’exprimer.

De plus, faites preuve de tolérance : le télétravail, surtout s’il est nouveau pour le collaborateur, peut entraîner quelques ratés. Et c’est d’autant plus vrai s’il implique la maîtrise de nouveaux outils. Il convient alors de s’adapter aux imprévus, par exemple en donnant la parole à quelqu’un d’autre, pendant la résolution du problème. Une telle réactivité vous permettra de désamorcer les éventuelles tensions ou pertes d’attention.

Soigner l’après-réunion

Enfin, à l’issue de la réunion à distance, le travail n’est pas encore tout à fait terminé. Il est en effet préférable d’envoyer un compte-rendu à l’ensemble des participants, afin de récapituler les points abordés et les réponses apportées.

Mais vous pouvez également en profiter pour demander des retours à vos collègues, en vue des prochaines réunions. Car même en suivant toutes ces bonnes pratiques à la lettre, vous pouvez toujours trouver un moyen d’ajuster votre approche. Et qui de mieux placé que les participants eux-mêmes pour vous donner des pistes d’amélioration ?

Nos valeurs
Au sein de l’Observatoire de la Compétence Métier, notre ambition première est de remettre l’humain au centre de l’équilibre des entreprises.

Depuis sa création, l’Observatoire de la Compétence Métier s’est donné pour mission de fédérer et d’informer les professionnels et les particuliers sur la nécessaire préservation et promotion de l’humain ainsi que de la compétence métier en entreprise. Nous sommes en effet convaincus que la compétence métier et l’expertise des femmes et des hommes qui composent l’entreprise se révèlent à long terme un patrimoine inestimable.

Notre ambition, au travers de nos publications, est d’affirmer avec conviction que ces valeurs sont le véritable patrimoine de l’entreprise, la réelle valeur ajoutée et surtout la meilleure protection contre les dérives actuelles que sont la standardisation, la vision court-termiste et le nivellement par le bas des logiques d’entreprise.