Les 4 questions à ne plus se poser lors de vos rendez-vous one-to-one

Vous en posez probablement déjà au moins une, mais il n'est jamais trop tard pour s'arrêter.

Un PDG m'a récemment raconté qu'il était fréquemment confronté à ce langage corporel de la part d'un employé lors de ses entretiens individuels : Désintéressé. Préoccupé ou l’esprit ailleurs. Ce PDG avait silencieusement conclu que ces entretiens leur faisaient perdre leur temps à tous les deux.

"Je veux savoir ce qu'il a en tête et comment je peux l'aider, mais ces rencontres individuelles ne fonctionnent tout simplement pas", m'a avoué ce PDG. "Je ne sais pas vraiment quoi faire à part arrêter d'en avoir."

Afin de voir si je pouvais aider, je lui ai demandé quelles questions il posait. Il les a partagés avec moi… et c’est devenu limpide : ce PDG posait les mauvaises questions. Toutes ses questions étaient des questions courantes , sans aucun doute. Mais là était le problème. Les questions sur les actions courantes peuvent être efficaces quelque fois. Mais posez-les lors de chaque entretien, chaque semaine et au fil du temps alors l'efficacité de la question s'érode. La personne en a assez de répondre à ce genre de questions ou elle pense que vous ne vous souciez plus vraiment de connaître la réponse. Alors inévitablement, elle commence à regarder l'horloge et vous donner ces réponses courtes et indescriptibles.

Afin d’éviter cela, il est souhaitable d’éviter les questions de routine sur lesquelles vous vous appuyez. Vous trouverez ci-dessous les quatre questions les plus courantes que j'ai trouvées utilisées lors de réunions individuelles qui suscitent des réponses sans issue et inutiles. Jetez un coup d'œil et voyez ceux que vous pourriez demander à la place :

#1 : "Comment ça va ?"

Ah, l'éternelle rencontre en tête-à-tête. Cela semble être un moyen solide de briser la glace et d'initier la rencontre. Pourtant, il est inhabituel que vous obteniez autre chose que "Bien" ou "Bien" en réponse. La conversation s'arrête généralement là. Tout ce que vous vouliez apprendre de personnel, tout sentiment de relation que vous vouliez créer s’éteint avec la question « Comment ça va ? » C'est parce que, en tant que société, la question « Comment ça va ? » est devenu notre salutation automatique les uns envers les autres, donc notre réponse est devenue tout aussi automatique.

Que demander à la place ?

Si vous cherchez une façon décontractée et ouverte de lancer un entretien, demandez « Comment va la vie ? " à la place. La différence peut vous apparaitre minime mais cela fait une grande différence. "Comment va la vie?" donne la permission à quelqu'un de parler plus personnellement de la vie - de ce qu'il a fait ce week-end, comment va sa famille, comment se déroule son projet parallèle personnel, comment il gère sa charge de travail. "Comment va la vie?" invite l'autre personne à élaborer. Bien que, très franchement, presque n'importe quelle autre question d'ouverture autre que "Comment ça va ?" pour vous aider à en savoir plus sur la façon dont quelqu'un s'en sort dans sa vie.

#2 : "Quelles sont les dernières nouvelles sur __ ?"

Il peut être tentant d'utiliser votre entretien pour vous tenir au courant de ce qui se passe. Cependant, gardez à l'esprit que cela gâche complètement l'objectif de votre rencontre . Une réunion en tête-à-tête n'est pas une séance de rapport. Ce n'est pas un outil de responsabilisation. Une réunion en tête-à-tête est votre radar. C'est votre détecteur de métaux. C'est l'un des seuls moyens dont vous disposez pour découvrir ce qui se passe réellement dans votre équipe, et ce qu'un employé pense et ressent. Vous pouvez obtenir une liste des livrables dans Slack à tout moment. En revanche, les problèmes des clients, problèmes imprévus avec le produit, dynamique d'équipe désordonnée, frustration personnelle tacite – c’est le moment où vous entendrez ce genre de choses.

Certains d'entre vous pensent peut-être : "Eh bien, poser cette question m'a aidé à mieux comprendre les problèmes de l'équipe." Oui, je suis avec toi. Cette question « Quoi de neuf sur X ? peut être formidable si vous l'utilisez pour poser des questions plus approfondies. Par exemple, peut-être poursuivez-vous avec "Qu'est-ce qui est le plus frustrant dans la façon dont X s'est déroulé jusqu'à présent ?" Ou, "Où pensez-vous que vous avez besoin de plus de soutien pour travailler sur X ?" Demander simplement "Quelles sont les dernières nouveautés sur X ?" tombe à plat si vous l'utilisez sans approfondir.

Que demander à la place ?

Demandez quelque chose de spécifique sur le projet, au lieu de demander une mise à jour générale du projet. Peut-être pourriez-vous demander « Pouvez-vous me dire ce qui a été le plus intéressant dans le fait de travailler sur X jusqu'à présent ? « Si un employé a trouvé quelque chose d’intéressant, il y a de fortes chances que vous le trouviez également. Un aperçu surprenant vous est toujours utile pour vous faire une image précise des problèmes potentiels qui surgissent au sein de votre équipe.

#3 : « Comment puis-je vous aider ? »

L'intention derrière cette question est louable. Vous voulez aider, vous voulez comprendre ce que vous pouvez améliorer. Cependant, cette question est la pire façon de signaler cela. Pourquoi ? C'est paresseux . Cela oblige la personne qui reçoit la question à faire tout le travail difficile pour trouver la réponse. C'est aussi une question à laquelle il est très difficile de répondre, surtout sur place et étant donné que vous êtes une personne en position de pouvoir. Vous demandez à une personne de vous critiquer, "The Boss", dans tous les domaines et de proposer quelque chose d'actionnable pour vous faire. Si vous posez cette question, les réponses tendent à être « Rien auquel je puisse penser pour le moment », quelque chose de vague ou une réponse qui implique quelque chose que vous faites déjà. Vous obtenez rarement une tâche précise et réfléchie que vous irez ensuite mettre en œuvre le lendemain.

Que demander à la place ?

Suggérez quelque chose que vous pensez pouvoir faire pour aider. Demandez ensuite : « Qu'en pensez-vous ? Par exemple : « Je pensais que je m'impliquais trop dans ce projet. Dois-je me retirer et uniquement faire le point avec vous toutes les deux semaines ? Qu'est-ce que tu penses ? « En étant ciblé dans ce que vous suggérez – et en le suggérant vous -même – vous permettez à cette personne de partager plus facilement les manières exactes dont vous pouvez la soutenir. Vous aidez vos employés en suggérant ce que vous pensez pouvoir faire pour aider, en premier lieu.

#4 : "Comment pouvons-nous nous améliorer ?"

C'est la plus vague des questions. Le problème avec les questions vagues, c'est qu'elles invitent à des réponses vagues. Vous incitez la personne à proposer des suppositions générales et des hypothèses instinctives, au lieu de détails exacts et d'exemples pratiques. Demandez à un employé « Comment pouvons-nous nous améliorer ? » et ils pensent : « Hmm, du point de vue du développement commercial ? Point de vue marketing ? Point de vue de la direction ? Par où commencer ? Maintenant, certains employés avec qui vous travaillez pourront élaborer une réponse distincte et riche à partir de cette question. Mais c'est peu fréquent. Et il est probable qu'ils aient passé beaucoup de temps à réfléchir à la réponse à l'avance. Pour la plupart des employés à qui vous posez cette question sans avertissement, vous recevrez une variante de "Je pense que les choses vont plutôt bien en ce moment" environ 90 % du temps.

Que demander à la place ?

Concentrez vos efforts sur des questions spécifiques plutôt que sur des questions générales. Par exemple : « Quel est, selon vous, le domaine le plus négligé de l'entreprise ? " ou " Où pensez-vous que nous sommes en retard, là où d'autres entreprises excellent ?" Remarquez à quel point chacune de ces questions est spécifique. Plus la question est précise, plus elles sont efficaces.

Vous avez peut-être grincé des dents en lisant cette liste. Beaucoup d'entre vous (y compris moi-même !) se sont retrouvés à poser les quatre questions, à un moment ou à un autre.

Inutile de paniquer ou d'être dur avec vous-même. Vous n'avez pas infligé de tort irréparable à votre équipe. J'espère plutôt que le fait de partager les conséquences involontaires de ces quatre questions vous incitera à évaluer d'un peu plus près les questions que vous posez lors de vos rencontres individuelles.

Les questions font le gros du travail. Les questions déterminent le chemin que prendront vos entretiens individuels. Posez des questions réfléchies et sincères, et il y a plus de chances que vos réponses soient également réfléchies et sincères.

Cet article est une traduction française de “the-4-questions-you-should-stop-asking-during-your-one-on-one-meetings” écrit par Claire Lev.