Nos conseils pour s’organiser avant les vacances d’été

3 min Par
OCM

Lorsque les congés d’été arrivent, il est nécessaire de s’organiser en amont pour ne pas oublier un dossier important sur son bureau ou un rendez-vous fixé des mois auparavant. Partir l’esprit serein est la clé pour se détendre pendant ses vacances et ne pas craindre les mauvaises surprises à la rentrée.

Une organisation bien rodée : la priorité

Il est indispensable d’être parfaitement organisé afin d’anticiper son absence et ne pas revenir au bureau avec une surcharge de travail ingérable.

Créer une “to do list” est un excellent moyen de répertorier l’ensemble des tâches en cours et à venir, par ordre de priorité. Seulement les missions urgentes sont à effectuer avant le départ. Certaines peuvent être confiées aux collègues s’il n’est pas possible de patienter jusqu’au retour des vacances. Enfin, les projets les moins urgents, situés en bas de la liste, pourront attendre. Procéder ainsi permet d’avoir une vision d’ensemble de la charge de travail restante et des missions à gérer en priorité.  Des applications telles que Trello ou Easynote sont recommandées pour la création de “to do list”.

Préparer son retour en amont permet d’éviter de perdre tous les bénéfices des vacances dès le premier jour de reprise. Pour cela, il est indispensable de déterminer les priorités à gérer après les vacances et de faire un planning prévisionnel avec des dates précises. Il est également recommandé de prendre le temps de ranger son bureau et de trier la boîte mail et les dossiers pour redémarrer dans un espace de travail clair et optimisé. Enfin, il est préférable de prévoir une ou deux journées de repos entre le retour des vacances et la reprise officielle sur le lieu de travail.

Une bonne communication en interne

L’une des premières choses à faire avant de partir en vacances est d’en informer ses collègues, partenaires et autres collaborateurs. Prenez le temps de :

• Partager un planning de vacances avec toute l’équipe pour connaître les dates de congés de chacun et pouvoir mieux vous organiser et déléguer certaines tâches.
• Prévenir vos collègues, partenaires et clients pour que personne ne soit bloqué pendant les congés des uns et des autres et pour que chacun puisse s’adapter. Un message automatique peut également être enregistré sur le téléphone professionnel ou envoyé par mail.
• Organiser une réunion en interne avec toute l’équipe. Cela permet de discuter des projets en cours et des missions de chacun afin que tout le monde sache à quoi s’attendre pendant les absences des collègues. Si certaines tâches sont déléguées, les instructions doivent être parfaitement claires et complètes. Cette réunion permet de s’assurer que l’entreprise continue de fonctionner normalement, même en période de vacances d’été.

Déconnecter du bureau est le principal objectif des vacances alors avant de partir, il est indispensable de s’organiser au mieux pour profiter de cette période de calme et de détente.