Top 5 - Outils pour favoriser le travail hybride

La crise sanitaire a engendré de nombreux bouleversements dans l'organisation quotidienne des entreprises. La gestion connexe d'employés travaillant sur site et à distance génère de nouvelles problématiques difficiles à appréhender pour les structures. La collaboration hybride, qui ne devait être qu'éphémère, s'est installée comme un mode de fonctionnement pérenne dans de nombreuses entités et, dorénavant, l'improvisation et le système D ne suffisent plus pour envisager une organisation efficace.

Les plateformes ont rapidement pressenti l'opportunité d'un tel marché et les offres se sont multipliées sur le web. Toutes permettent de simplifier l'organisation de conférences, l'échange de documents et les suivis de dossiers divers…

Décryptage et analyse.

Deskare, créer un espace de rencontre et de collaboration

https://www.deskare.io/

Les points forts :

• Simplification de l’organisation pour les managers et leurs équipes
  • La déclaration de planning est réalisée par les collaborateurs : visibilité des places disponibles, des différents sites, des moments de la journée ;
  • La réservation de son poste de travail est possible ;
  • Le planning est partagé avec tout le monde pour s'organiser en équipe.
• L’outil est intuitif
  • La prise en main est rapide et les modifications sont réalisables à tout moment ;
  • Le design est moderne et intuitif ;
  • Le gain de temps en termes d’organisation est très appréciable.
• Le tableau de bord facilite la prise de décision pour la direction, les RH et les office managers
  • L’outil permet un suivi de l’occupation de l’espace permettant des prises de décisions pour réaménager des espaces ;
  • L’outil est personnalisable et s’adapte aux règles de travail hybride : nombre de jours télétravaillés selon la politique RH, nombre de personnes maximum dans un open space… 
  • L’intégration avec les outils RH et de communication est simple : Slack, Google, Teams, Lucca, Sage, Payfit etc.

Les limites : 

• Suivi par les managers via le tableau de bord des présences sur site et du télétravail. Risque de réduction de liberté pour les équipes ? La plateforme le justifie par le fait de permettre une plus grande visibilité organisationnelle ;
• L’application mobile n’est pas encore sortie, cependant la plateforme est responsive et accessible via tous les types d’appareil
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Be Nomad, l’app pour garder du lien 

https://benomadworld.fr/

Les points forts :

• L’application mobile est efficace
  • La communication avec l’entreprise via l’application offre de nombreux vecteurs : actualités, offres, services pour les collaborateurs
• Pour les gestionnaires immobiliers, l’application permet d’optimiser l’espace via l’analyse de données (stratégie pour monétiser, libérer ou mutualiser les espaces) ;
• Valorisation de la marque employeur : l’application permet d’accompagner des collaborateurs dans le changement et l’évolution vers le travail hybride ;
• Favoriser le travail collaboratif via l’app : 
  • L’outil permet de s’organiser en fonction de ses collègues : déclarer ses jours de présentiel et de télétravail, réserver son poste de travail…
  • Le partage de son planning avec les collaborateurs et managers concernés est utilisable uniquement en cas de besoin.

Les limites :

• Le design de l’application peut paraitre assez classique ;
• Pas d’intégration avec les logiciels RH possible sur la plateforme.

TeamFlow, les bureaux virtuels ludiques

https://www.teamflowhq.com/

Les points forts :

• Les bureaux virtuels sont utiles pour les équipes en télétravail à 100% :
  • Possibilités étendues de personnalisation du bureau virtuel ;
  • Les caméras et micros peuvent être activés selon chaque besoin.
• Une même plateforme peut être utilisée pour : 
  • Les meetings à distance : call ou visioconférences ;
  • Les brainstorming ;
  • La collaboration : tableaux, documents, notes, écrans partagés ;
  • Les chat : en groupe ou en privé.
• Le gain de temps pour les échanges est énorme :
  • La présence dans un même espace suffit pour faire part d’une conversation ;
  • Possibilité de poser une question à quelqu’un en particulier en live au lieu d’envoyer un lien de meeting.
• Les formats de meetings sont variés :
  • Standup : se positionner en cercle pour former un rapide point ;
  • Salle de réunion ;
  • Salle de présentation : Q&A en groupe, avec un animateur ;
  • Salle dédiée pour des rdv one-to-one.
• De nombreuses applications sont intégrées : Figma, Google docs, Trello…

Les limites :

• L’utilisation est limitée aux petites et moyennes entreprises : jusqu’à 200 collaborateurs maximum ;
• La plateforme est disponible sur desktop mais l’application mobile est encore en version beta ;
• L’utilisation impose d’être avancé au niveau de la maîtrise des outils digitaux.

Room 3D, la réunion immersive

https://room3d.com/

Les points forts :

• L’outil propose une pièce immersive et interactive en 3D pour les meetings à distance 
• Ce système est idéal pour des réunions one-to-one, en groupe ou board meeting :
  • Vue large de la salle ou focus sur un interlocuteur ;
  • Possibilité de naviguer dans la salle.
• L’utilisation ne nécessite pas d’équipement de réalité virtuelle : la caméra et le micro suffisent ;
• Il est nécessaire d’avoir un compte pour créer une invitation mais, en tant qu’invité, l’accès au meeting est possible via le lien d’invitation seulement ;
• L’application propose différents types de salle de réunion : environnement de travail classique ou fun (yacht, belle vue) ...
• De nombreuses fonctionnalités sont intégrées pour utiliser des outils tels qu’un tableau blanc etc…

Les limites : 

• La compatibilité est recommandée sur les moteurs de recherches Google Chrome, Microsoft Edge, Opera ou Safari
• Aujourd’hui, seule la version beta est disponible
  • Elle est limitée à 16 personnes ;
  • Le développement de l’application mobile en cours.

RandomCoffee, renforcer la cohésion d’équipe

https://www.random-coffee.com/fr/

Les points forts :

• L’application promet une organisation simplifiée des mises en relation
  • La personnalisation des mails automatiques ;
  • La création des campagnes de mise en relation est réalisable rapidement et en interne.
• L’automatisation :
  • Cette automatisation est ajustable selon des règles à définir : poste, ancienneté, département, localisation etc…
  • L’algorithme permet d’être flexible en fonction de la taille du groupe (entre 2 et +) et de la fréquence des rencontres ;
  • L’intégration sur Slack est possible : annonce des mises en relation tous les lundis.
• Le tableau de bord permet de monitorer les effets et l’engagement : département les plus actifs, satisfaction…
• L’accompagnement est actif à toutes les étapes : présentation au sein de l’entreprise pour promouvoir l’initiative par exemple ;
• Une version virtuelle avec le mode “Virtual coffee” est disponible. 

Les limites :

• La personnalisation du programme est limitée : l’algorithme et la définition des critères de rencontre n’ont pas toutes les subtilités d’un secteur spécifique ;
• La plateforme est plutôt générique et ne peut s’adapter à toutes les problématiques.

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