Déléguer et responsabiliser votre équipe

"Le meilleur dirigeant est celui qui a assez de bon sens pour choisir des hommes bons pour faire ce qu'il veut faire, et assez de retenue pour ne pas se mêler d'eux pendant qu'ils le font." - Théodore Roosevelt. En tant que gestionnaire, c'est l'une de mes citations préférées et, à mon avis, décrit parfaitement ce qu'est la délégation - l'attribution de l'autorité et de la responsabilité à une autre personne pour mener à bien des activités spécifiques.

La délégation permet d'accomplir plus en moins de temps, augmente la productivité et maximise le potentiel de votre équipe.

C'est donc une compétence cruciale pour tout leader ou manager, cependant, de nombreux managers ont du mal avec cela, soit parce qu'ils ne font pas confiance aux membres de leur équipe, soit parce qu'ils ne savent pas comment attribuer efficacement les tâches.

Pourquoi la délégation est-elle importante ?

La délégation permet aux managers de se concentrer sur les tâches qu'eux seuls peuvent accomplir, telles que la planification stratégique, la prise de décision et la résolution de problèmes. En déléguant des tâches routinières ou administratives, vous pouvez libérer votre temps pour vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment.

Deuxièmement, la délégation permet au manager de constituer une équipe plus forte et plus compétente. Lorsque vous déléguez des tâches, vous donnez aux membres de votre équipe la possibilité d'acquérir de nouvelles compétences, d'assumer plus de responsabilités et de grandir en tant qu'individus. Cela profite non seulement à eux, mais également à votre organisation dans son ensemble.

Une troisième raison importante est que la délégation peut mener à une créativité et à une innovation accrues . Lorsque les membres de l'équipe ont la liberté de s'approprier leurs tâches et de proposer de nouvelles idées, ils sont plus susceptibles d'être motivés et engagés, ce qui peut conduire à de meilleurs résultats.

Comment déléguer efficacement des tâches ?

1. Connaissez votre équipe et établissez la confiance

Lorsque vous déléguez des tâches, il est important de tenir compte des forces et des faiblesses des membres de votre équipe, afin de pouvoir associer la tâche à la personne la mieux placée pour l'accomplir. Cela augmentera non seulement les chances de succès, mais contribuera également à renforcer la confiance dans le membre de l'équipe.

2. Définissez des attentes claires

Une délégation efficace commence par la définition d'attentes claires et la fourniture d'instructions claires. Lorsque vous déléguez une tâche, assurez-vous d'inclure les échéances, les jalons ou les exigences spécifiques.

3. Fournissez des instructions claires

Vous devez également vous assurer que la personne à qui vous déléguez comprend ce qui doit être fait, dans quel délai et selon quelle norme - par exemple, qu'est-ce que la personne doit faire d'autre que la tâche "elle-même" - toute documentation est requise ? quelqu'un devrait-il être impliqué/informé ? etc..

4. Communiquer l'objectif et le contexte

Il est également important de communiquer le but et le contexte de la tâche — cela signifie expliquer :

• Pourquoi la tâche est importante ; et
• Comment la tâche s'inscrit dans les objectifs généraux de l'organisation.

Cette connaissance aidera le membre de l'équipe à comprendre l'importance de la tâche et comment elle contribue au succès de l'organisation, à la fois en le motivant et en lui permettant également de faire des adaptations aux tâches si nécessaire sans s'écarter de l'objectif global.

5. Fournir les ressources nécessaires

Alors maintenant que l'équipe sait quoi faire et pourquoi elle devrait le faire, il est temps de lui fournir les ressources nécessaires pour mener à bien la tâche. Les ressources peuvent être des outils mais aussi de la formation ou du soutien.

Un exemple de soutien est que le gestionnaire est disponible pour répondre aux questions et fournir des commentaires en cours de route. Mais attention, les managers doivent fournir un soutien mais ne pas permettre aux membres de l'équipe de leur redonner des tâches.

Le responsable doit s'assurer que le membre de l'équipe possède les connaissances, les compétences et les outils dont il a besoin pour mener à bien la tâche.

6. Soyez présent mais à l'écart

Il est également important d'établir des lignes de communication claires. Configurez des vérifications régulières ou des rapports d'avancement pour vous assurer que la tâche est sur la bonne voie. Cela vous aidera non seulement à rester informé, mais donnera également au membre de l'équipe la possibilité de demander de l'aide ou des éclaircissements si nécessaire.

Mais n'oubliez pas de rester à l'écart des équipes !

7. Reconnaissez et récompensez le bon travail

Enfin, il est important de reconnaître et de récompenser le bon travail. Lorsqu'un membre de l'équipe termine avec succès une tâche déléguée, assurez-vous de reconnaître ses efforts et de lui accorder le crédit qu'il mérite. Cela contribuera à créer une culture de confiance et de collaboration au sein de votre équipe.

8. Traitez les erreurs comme des opportunités d'apprentissage

Les gens font des fautes. Nous faisons tous. Une partie de la délégation consiste à accepter que les gens commettent des erreurs que vous ne feriez pas - votre soutien peut en empêcher certaines, mais pas toutes. En tant que manager, vous devez créer un espace sûr où votre équipe peut travailler, faire des erreurs et en tirer des leçons. Utilisez chaque erreur comme une opportunité d'apprentissage.

Comment pouvez-vous améliorer vos compétences de délégation et devenir un meilleur "Boss" ?

Si vous avez du mal à déléguer, vous pouvez faire certaines choses pour surmonter ce défi :

• Identifiez la cause profonde de votre réticence : Avez-vous peur que les membres de votre équipe ne fassent pas la tâche aussi bien que vous le feriez ? Craignez-vous de perdre le contrôle ? Comprendre les raisons sous-jacentes de votre réticence peut vous aider à y faire face plus efficacement.
• Instaurez la confiance avec votre équipe : La confiance est un élément clé d'une délégation efficace. Si vous ne faites pas confiance aux membres de votre équipe, vous serez moins susceptible de leur déléguer des tâches. Pour instaurer la confiance, donnez des instructions claires aux membres de votre équipe, fournissez-leur les ressources nécessaires et soyez disponible pour répondre aux questions et fournir des commentaires.
• Commencez petit : Si vous débutez dans la délégation, commencez par de petites tâches et augmentez progressivement la complexité et la responsabilité des tâches que vous déléguez. Cela vous aidera à renforcer la confiance dans les membres de votre équipe et vos propres compétences en matière de délégation.
• Pratiquez l'écoute active : Souvent, lors de la délégation, les gens n'entendent que ce qu'ils veulent entendre, alors écoutez activement la capacité et la volonté du membre de l'équipe d'accomplir la tâche.
• Apprenez à lâcher prise : Déléguer signifie abandonner le contrôle de la tâche, ce qui peut être difficile pour certaines personnes. Cependant, il est important de se rappeler que la délégation ne consiste pas à renoncer au contrôle, mais à le partager. En tant que leader, c'est votre travail de fournir des conseils et du soutien, pas de microgérer chaque tâche.

Cet article est une traduction française de delegation écrit par Margarida Afonso.