6 phrases que les managers doivent cesser d'utiliser dans les réunions d'équipe

Les réunions d'équipe sont un moment idéal pour les managers pour mettre à jour discuter ou réfléchir à un problème important, ou trouver la réponse à un problème ou à une question. Non seulement les réunions sont bonnes pour solliciter des idées ou résoudre des conflits, mais elles peuvent également être utilisées pour améliorer la communication au sein de votre équipe .

Chaque manager sait que ces réunions ne sont efficaces que lorsque les membres de son équipe sont pleinement engagés dans la conversation. Les managers consacrent beaucoup de temps à la préparation de ces réunions, mais elles peuvent être une énorme perte de temps si les membres de votre équipe vérifient ou manquent les messages importants que vous essayez de transmettre.

L'un des moyens les plus simples de désengager les employés consiste à prononcer l'une des phrases suivantes. Chaque phrase entraîne par inadvertance une réponse négative de la part de votre équipe, même si vous n'en avez pas l'intention. Si vous vous trouvez sur le point de prononcer l'une de ces phrases, essayez certaines des alternatives que nous proposons. Cela empêchera l'esprit de votre employé de vagabonder et garantira que vous communiquez exactement ce que vous avez l'intention de faire.

« Ne m'apportez pas de problèmes. Apportez-moi des solutions ».

Adam Grant , professeur de psychologie à la Wharton School de l'Université de Pennsylvanie, a décrit cette phrase comme l'une des pires qu'un manager puisse utiliser. Il reconnaît que bien qu'il ait de bonnes intentions, avec cette approche, "les gens ne parlent jamais des problèmes les plus difficiles qu'ils ne savent pas encore résoudre". Il plaide pour des organisations qui embrassent des problèmes sans solutions car cela conduit à une culture d'enquête et d'innovation.

Selon Grant, Warby Parker est un exemple exceptionnel de cette culture. Chez cette entreprise de lunettes, les managers encouragent tous les employés à ajouter les problèmes qu'ils rencontrent au quotidien dans un seul document Google. À la fin de chaque semaine, les managers décident quels problèmes ils doivent prioriser.

En décourageant les employés de ne signaler que les réussites, chacun peut se faire une meilleure idée des problèmes à résoudre pour gagner en efficacité et en productivité. Lorsque les employés soulèvent des problèmes, cela permet à chacun de travailler ensemble pour trouver des solutions significatives.

Alors, comment empêchez-vous vos employés de se plaindre tout le temps auprès de vous ? Alison Greene , auteur de Ask a Manager, suggère de fixer des limites strictes. Indiquez clairement que vous n'entendrez les plaintes concernant un problème qu'une seule fois. Cette attente devrait freiner les plaintes chroniques, tout en permettant aux employés de signaler les problèmes lorsqu'ils les rencontrent.

Essayez plutôt : « exprimer vos problèmes et trouvons ensemble des solutions ». Cette phrase est plus emblématique d'un problème plus large que d'être simplement une phrase problématique en soi. Essayez de mettre en œuvre votre propre version de l'approche de Warby Parker.

"Laissez-moi réfléchir à cela."  ou « Revenons là-dessus plus tard ».

La plupart des employés savent que ceux-ci sont utilisés pour éviter les conversations difficiles ou simplement pour rejeter leur contribution. En tant que manager, il est probable que vous utilisiez cette phrase pour garder la réunion sur la bonne voie ou pour essayer de passer à côté d'une idée que vous ne trouvez pas utile, mais attention : cela peut nuire au moral des employés.

Les réunions d'équipe coûtent cher - comme nous le savons tous, le temps c'est de l'argent. Une réunion d'une heure de 10 personnes avec un salaire moyen de 80 000 $ coûte 560 $. Disons que cette réunion est hebdomadaire. Cette seule réunion coûte à votre organisation plus de 29 000 $ par année.

C'est le rôle d'un gestionnaire de s'assurer que cet investissement est significatif en gardant les réunions dirigées et ciblées afin de ne pas perdre de temps. La partie délicate consiste à équilibrer l'efficacité et la nécessité de s'assurer que vos employés se sentent entendus.

Comme le dit joliment cet article de Forbes , « les gens auront parfois d'excellentes idées et d'autres fois des idées stupides. Quoi qu'il en soit, prendre le temps d'écouter respectueusement envoie le message que les gens sont valorisés et respectés. Être ouvert et inviter les idées des autres augmentera la responsabilisation de votre équipe. »

La meilleure façon de montrer que vous appréciez et respectez les contributions de votre équipe est de prendre le temps de rencontrer en tête-à-tête la personne qui a pris la parole le même jour . Cependant, nous savons tous à quel point les horaires de la plupart des managers sont insensés, donc si vous ne pouvez pas en discuter maintenant, montrez que vous êtes sérieux au sujet de parler à votre rapport de leurs idées en mettant du temps sur votre calendrier directement après la réunion.

Essayez plutôt : si vous voulez vraiment réfléchir à leur idée , Forbes suggère : "Cela compte pour moi. Je vous remercie d'exprimer vos idées. Quand serait-il un autre bon moment pour s'asseoir et discuter de cela plus en détail ? » Si vous ne prévoyez pas d'examiner leur idée - "Je pense que cette idée pourrait être utile dans certains contextes, mais je ne sais pas si c'est la bonne."

"À mon avis…"

En utilisant cette expression, les managers échangent simplement une opinion contre une autre. Bien qu'il soit certainement important pour les managers d'avoir leur mot à dire sur les actions de leur équipe et de prendre position sur les questions importantes en milieu de travail, ce que les managers disent a du poids et doit donc être étayé par des preuves .

En tant que manager, vous devez établir la référence en matière de réflexion axée sur les données. En utilisant des données, vous transformez vos opinions discutables en faits. En fait, la MIT Sloan School of Management a déterminé que les entreprises qui utilisaient la prise de décision basée sur les données voyaient une augmentation de 6 % de leur productivité et de leur rendement par rapport aux organisations qui ne le faisaient pas.

Essayez plutôt : "Sur la base des tendances observées par notre équipe des opérations, nous savons que la meilleure approche pour générer plus de trafic sur le site Web consiste à augmenter le nombre d'e-mails marketing que nous envoyons chaque semaine." Vous pouvez également utiliser Pathlight pour garder votre gestion super axée sur les données.

"Continuez à faire ce que vous faites."

Gallup a récemment rapporté que "seulement environ un employé sur quatre" est tout à fait d'accord "que son responsable lui fournit des commentaires significatifs - ou que les commentaires qu'il reçoit les aident à faire un meilleur travail". Continuer à faire ce que vous faites est bien trop vague pour être considéré comme « significatif » et n'aide certainement pas vos rapports à « faire un meilleur travail ».

Que vous parliez à votre équipe ou à une personne, ce n'est pas le type de commentaires que la plupart des employés souhaitent entendre. En effet, les plus performants sont généralement ambitieux, ce qui signifie que ceux qui reçoivent le plus souvent ce genre d'éloges veulent en fait s'améliorer ou être chargés d'un travail plus stimulant.

Sans critiques constructives, les employés peuvent se sentir habilités à rechercher un développement professionnel ailleurs. En fait, une enquête administrée par Officevibe a révélé qu'il y a "14,9 % de taux de rotation inférieurs dans les entreprises qui mettent en œuvre des commentaires réguliers des employés" et que "82 % des employés apprécient vraiment recevoir des commentaires, qu'ils soient positifs ou négatifs". Mais en disant « continuez à faire ce que vous faites », vous ne fournissez ni rétroaction positive ni négative.

Vos subordonnés directs n'auront aucune idée si vous voyez réellement leurs contributions si vous essayez de les peindre partout avec cette déclaration générale.

Essayez plutôt : « Je suis vraiment impressionné par votre performance sur ce projet. Vous avez pu augmenter de 10 % les prospects qualifiés, vous avez rassemblé efficacement les idées de chacun et vous avez terminé en avance. J'aimerais que vous montriez au reste de l'équipe le nouveau cadre que vous avez développé pour cela. »

« De quoi devrions-nous discuter aujourd'hui ? »

Non, juste non. Comme nous l'avons mentionné précédemment, les réunions coûtent cher. Si vous, la personne chargée de diriger la réunion, venez sans préparation et sans matière à discuter, vous demandez une heure de plaisanteries coûteuses et improductives.

Afin de mener des réunions efficaces, l'une des premières étapes suggérées par Harvard Business Review consiste à déterminer si vous avez vraiment besoin d' une réunion. Il y a de fortes chances que si vous venez sans matériel prédéterminé à discuter, la réunion n'est pas nécessaire. 

Si tel est le cas, vous devriez laisser vos employés se concentrer sur leur travail et consacrer votre temps à quelque chose de plus productif.

Si un responsable prononce cette phrase, cela signifie également qu'aucun ordre du jour n'a été distribué aux participants ou développé du tout. Le même article de Harvard Business Review indique également qu'un ordre du jour efficace aide à créer des réunions efficaces et devrait déterminer exactement de quoi vous allez parler et combien de temps est consacré à chaque sujet.

Essayez plutôt : « Bonjour, tout le monde. J'espère que vous avez tous eu l'occasion de jeter un coup d'œil à l'ordre du jour que j'ai envoyé hier. Commençons par le premier élément de la liste.

"Nous devons sortir des sentiers battus."

Non seulement c'est l'une des phrases de gestion les plus clichées, mais personne ne sait ce que cela signifie ! L'un des moyens les plus importants pour un manager de guider son équipe est de lui fournir un cadre réel sur lequel opérer.

Il existe des moyens par lesquels les managers peuvent encourager leurs employés à penser de manière créative sans utiliser le redoutable « sortir des sentiers battus ». Voici quelques conseils de Ron Carucci dans son article de Harvard Business Review sur la créativité :

• Définissez la créativité de votre équipe sans être trop normatif - La pensée créative doit être centrée sur les objectifs de votre équipe et de votre organisation, sinon elle pourrait être coûteuse. Il devrait y avoir un lien explicite entre la créativité que vous encouragez et les attentes que vous définissez pour votre équipe.
• Équilibre entre l'art et le commerce - La créativité efficace relève d'un spectre entre l'art et le commerce. L'art est l'endroit où les idées sont présentées uniquement pour des raisons de créativité et le commerce est l'endroit où les idées ne sont proposées que pour un gain financier. Encouragez les employés qui semblent se situer aux deux extrémités du spectre à migrer vers le centre pour trouver l'équilibre parfait.
• Faites de la place à la collaboration — La collaboration est intrinsèquement créative. Les bonnes idées créatives sont transformées en grandes idées créatives lorsque plusieurs esprits travaillent vers le même objectif.

Essayez plutôt : « Il s'agit d'un nouveau type de problème que nous n'avons jamais rencontré auparavant. Cela pourrait nécessiter une certaine créativité de notre part, mais je suggérerais… »

Conclusion

Même à une époque où les e-mails, les appels téléphoniques, les vidéoconférences et Slack prennent le dessus sur la communication, la réunion d'équipe ne semble pas se démoder.

Vos réunions d'équipe sont une partie importante du développement de l'équipe, de la transparence et de la communication. 

Afin de garantir que ces réunions restent productives, les managers doivent éviter ces phrases courantes qui peuvent faire plus de mal que de bien.

Non seulement s'abstenir de ces phrases augmentera votre influence en tant que manager, mais vos employés vous remercieront également lorsqu'ils ne se demanderont pas comment ils peuvent s'améliorer, ce qu'ils font bien et comment ils peuvent être plus créatifs dans leur travail.

Cet article est une traduction française de “6-phrases-managers-need-to-stop-using-in-team-meetings” écrit par Devin Mercier.