Les réunions d’équipe sont l’occasion pour les managers de faire le point avec leurs subordonnés directs, de discuter ou de réfléchir à une question importante, ou de trouver la réponse à un problème ou à une question. Les réunions ne servent pas seulement à solliciter des idées ou à résoudre des conflits, elles peuvent également être utilisées pour améliorer la communication au sein de l’équipe.

Tous les managers savent que ces réunions ne sont efficaces que si les membres de leur équipe participent pleinement à la conversation. Les managers consacrent beaucoup de temps à la préparation de ces réunions, mais elles peuvent s’avérer une énorme perte de temps si les membres de votre équipe ne participent pas ou ne comprennent pas les messages importants que vous essayez de faire passer.

L’une des façons les plus simples de désengager les employés est de prononcer l’une des phrases suivantes. Chaque phrase entraîne involontairement une réaction négative de la part de votre équipe, même si vous n’en avez pas l’intention.

Si vous êtes sur le point de prononcer l’une de ces phrases, essayez l’une des alternatives que nous suggérons. Vous éviterez ainsi à votre employé de perdre la tête et vous aurez la garantie de communiquer exactement ce que vous voulez.

“Ne m’apportez pas de problèmes, mais des solutions. Apportez-moi des solutions.”

Adam Grant, professeur de psychologie à la Wharton School de l’université de Pennsylvanie, a décrit cette phrase comme l’une des pires qu’un manager puisse utiliser. Il reconnaît que même si elle part d’une bonne intention, avec cette approche, “les gens ne parlent jamais des problèmes les plus difficiles qu’ils ne savent pas encore comment résoudre” Il préconise que les organisations acceptent les problèmes sans solution, car cela conduit à une culture de la recherche et de l’innovation.

Selon M. Grant, Warby Parker est un exemple exceptionnel de cette culture. Dans cette entreprise de lunettes, tous les employés sont encouragés à ajouter les problèmes qu’ils rencontrent au quotidien à un énorme Google Doc. À la fin de chaque semaine, les responsables décident des problèmes à traiter en priorité.

En décourageant les employés de ne faire état que de leurs réussites, chacun peut se faire une meilleure idée des problèmes à résoudre pour accroître l’efficacité et la productivité. Lorsque les employés soulèvent des problèmes, cela permet à chacun de travailler ensemble pour trouver des solutions significatives.

Alors, comment éviter que vos employés ne se contentent de se plaindre auprès de vous en permanence ? Alison Greene, auteur de Ask a Manager, suggère de fixer des limites strictes. Expliquez clairement que vous n’entendrez les plaintes relatives à un problème qu’une seule fois. Cette exigence devrait freiner les plaignants chroniques, tout en permettant aux employés de soulever les problèmes lorsqu’ils les rencontrent.

Essayez plutôt :

Cette phrase est plus emblématique d’un problème plus large qu’une simple phrase problématique en soi. Essayez de mettre en œuvre votre propre version de l’approche de Warby Parker.

“Laissez-moi y réfléchir” ou “Nous en reparlerons plus tard”

La plupart des employés savent que ces phrases sont utilisées pour éviter les conversations difficiles ou pour simplement rejeter leur contribution. En tant que manager, il est probable que vous utilisiez cette phrase pour maintenir le cap de la réunion ou pour tenter d’écarter une idée que vous ne jugez pas utile, mais attention : cela peut se faire au détriment du moral des employés.

Les réunions d’équipe coûtent cher – comme nous le savons tous, le temps, c’est de l’argent. Une réunion d’une heure réunissant 10 personnes dont le salaire moyen est de 80 000 dollars coûte 560 dollars. Supposons que cette réunion soit hebdomadaire. Cette seule réunion coûte à votre organisation plus de 29 000 dollars par an.

Le rôle d’un manager est de veiller à ce que cet investissement soit significatif en organisant des réunions dirigées et ciblées afin de ne pas perdre de temps. Le plus difficile est de trouver un équilibre entre l’efficacité et la nécessité de s’assurer que les employés se sentent écoutés.

Comme le dit joliment cet article de Forbes, “les gens ont parfois d’excellentes idées et d’autres fois des idées stupides. Quoi qu’il en soit, prendre le temps d’écouter respectueusement envoie le message que les gens sont appréciés et respectés. Le fait d’être ouvert et d’inviter les idées des autres augmentera la responsabilisation de votre équipe”

La meilleure façon de montrer que vous appréciez et respectez les contributions de votre équipe est de prendre le temps de rencontrer en tête-à-tête la personne qui s’est exprimée

le jour même

. Cependant, nous savons tous à quel point l’emploi du temps de la plupart des managers est surchargé. Par conséquent, si vous ne pouvez pas en discuter tout de suite, montrez que vous voulez vraiment parler de leurs idées à vos subordonnés en inscrivant du temps sur votre agenda juste après la réunion.

Essayez plutôt :


Si vous voulez vraiment prendre en compte leur idée



– Forbes suggère “C’est important pour moi. J’apprécie que vous exprimiez vos idées. Quand serions-nous prêts à nous asseoir pour en discuter plus en détail ?”

Si vous n’avez pas l’intention de prendre en compte leur idée

– “Je pense que cette idée pourrait être utile dans certains contextes, mais je ne sais pas si c’est le bon.”

“À mon avis…”

En utilisant cette phrase, les managers échangent simplement une opinion contre une autre. Il est certes important que les managers aient leur mot à dire sur les actions de leur équipe et qu’ils prennent position sur des questions importantes concernant le lieu de travail, mais ce qu’ils disent a du poids et doit donc être étayé par les éléments suivants

des preuves

.

En tant que manager, vous devez être la référence en matière de réflexion fondée sur les données. En utilisant des données, vous transformez vos opinions discutables en faits. En fait, la MIT Sloan School of Management a déterminé que les entreprises qui utilisent la prise de décision fondée sur les données ont vu leur productivité et leur production augmenter de 6 % par rapport à celles qui ne le font pas.

Essayez plutôt :

“Sur la base des tendances observées par notre équipe opérationnelle, nous savons que la meilleure approche pour générer plus de trafic sur le site web est d’augmenter le nombre de courriels marketing que nous envoyons chaque semaine.” Vous pouvez également utiliser Pathlight pour faire en sorte que votre gestion soit très axée sur les données.

“Continuez à faire ce que vous faites

Gallup a récemment indiqué que “seul un employé sur quatre est “tout à fait d’accord” pour dire que son supérieur lui fournit un retour d’information significatif – ou que le retour d’information qu’il reçoit l’aide à mieux travailler”

Continuez à faire ce que vous faites

est bien trop vague pour être considéré comme “significatif” et n’aide certainement pas vos subordonnés à “mieux travailler”

Que vous vous adressiez à votre équipe ou à une personne en particulier, ce n’est pas le type de commentaires que la plupart des employés souhaitent entendre. En effet, les personnes les plus performantes sont généralement ambitieuses, ce qui signifie que celles qui reçoivent le plus souvent ce type d’éloges souhaitent en fait s’améliorer ou se voir confier des tâches plus stimulantes.

En l’absence de critiques constructives, les salariés peuvent se sentir encouragés à rechercher un développement professionnel ailleurs. En fait, une enquête menée par Officevibe a révélé que le taux de rotation du personnel est “inférieur de 14,9 % dans les entreprises qui mettent en place un système de feedback régulier” et que “82 % des employés apprécient vraiment de recevoir un feedback, qu’il soit positif ou négatif” Mais en disant “continuez à faire ce que vous faites”, vous ne donnez ni un feedback positif ni un feedback négatif.

Vos subordonnés directs n’auront aucune idée de la façon dont vous percevez leurs contributions si vous essayez de les couvrir de cette déclaration générale.

Essayez plutôt :

“Je suis vraiment impressionné par votre performance sur ce projet. Tu as réussi à augmenter le nombre de prospects qualifiés de 10 %, tu as rassemblé les idées de tout le monde de manière efficace et tu as terminé plus tôt que prévu. J’aimerais que tu montres au reste de l’équipe le nouveau cadre que tu as développé pour ce projet.”

“De quoi devrions-nous discuter aujourd’hui ?”

Non, tout simplement non. Comme nous l’avons déjà mentionné, les réunions coûtent cher. Si vous, qui êtes chargé d’animer la réunion, arrivez sans préparation et sans sujet de discussion, vous vous exposez à une heure de bavardage coûteux et improductif.

Pour mener des réunions efficaces, l’une des premières étapes suggérées par la Harvard Business Review consiste à déterminer si vous êtes vraiment

besoin

d’une réunion. Il y a de fortes chances pour que la réunion ne soit pas nécessaire si vous n’avez pas de sujet de discussion prédéterminé. Dans ce cas, vous devriez laisser vos employés se concentrer sur leur travail et consacrer votre temps à des tâches plus productives.

Si un manager prononce cette phrase, cela signifie également qu’aucun ordre du jour n’a été distribué aux participants ou qu’aucun ordre du jour n’a été établi. Le même article de la Harvard Business Review indique également qu’un ordre du jour efficace contribue à l’efficacité des réunions et qu’il doit déterminer exactement les sujets à aborder et le temps consacré à chacun d’entre eux.

Essayez plutôt :

“Bonjour à tous. J’espère que vous avez tous eu l’occasion de prendre connaissance de l’ordre du jour que j’ai envoyé hier. Commençons par le premier point de la liste”

“Nous devons sortir des sentiers battus

Non seulement cette phrase est l’une des plus clichées du management, mais personne ne sait ce qu’elle signifie ! L’une des façons les plus importantes pour un manager de guider son équipe est de lui fournir un véritable cadre de travail.

Il existe des moyens pour les managers d’encourager leurs employés à penser de manière créative sans avoir recours à la redoutable expression “penser en dehors de la boîte” Voici quelques conseils de Ron Carucci dans son article sur la créativité paru dans la Harvard Business Review :

• Définir la créativité pour votre équipe sans être trop normatif – La pensée créative doit être centrée sur les objectifs de votre équipe et de votre organisation, faute de quoi elle pourrait s’avérer coûteuse. Il doit y avoir un lien explicite entre la créativité que vous encouragez et les attentes que vous fixez à votre équipe.
• Équilibre entre l’art et le commerce – Une créativité efficace se situe entre l’art et le commerce. L’art, c’est lorsque les idées sont présentées uniquement pour le plaisir de la créativité, et le commerce, lorsque les idées sont proposées uniquement en vue d’un gain financier. Encouragez les employés qui semblent se situer aux deux extrémités du spectre à migrer vers le centre pour trouver l’équilibre parfait.
• Faites de la place pour la collaboration – La collaboration est intrinsèquement créative.
  
  Bien
  
  les bonnes idées créatives se transforment en
  
  grandes
  
  les idées créatives se transforment en grandes idées créatives lorsque plusieurs esprits travaillent dans le même sens.

Essayez plutôt :

“Il s’agit d’un nouveau type de problème que nous n’avons jamais rencontré auparavant. Cela pourrait nécessiter un peu de créativité de notre part, mais je suggérerais…”

Conclusion

Même à une époque où les courriels, les appels téléphoniques, les vidéoconférences et Slack prennent le pas sur la communication, la réunion d’équipe ne semble pas près de se démoder.

Vos réunions d’équipe sont un élément important du développement de l’équipe, de la transparence et de la communication. Afin de garantir que ces réunions restent productives, les managers doivent éviter ces phrases courantes qui peuvent faire plus de mal que de bien.

Non seulement vous gagnerez en influence en tant que manager, mais vos collaborateurs vous remercieront de ne plus avoir à se demander comment ils peuvent s’améliorer, ce qu’ils font de bien et comment ils peuvent être plus créatifs dans leur travail.

Source : https://medium.com/pathlight/6-phrases-managers-need-to-stop-using-in-team-meetings-dd46eb73c5e5