Onboarding — Quel rôle pour le Manager ?

Lorsqu’il s’agit du terme « onboarding », tout le monde pense automatiquement « RH ». Il est vrai que c’est avant tout le rôle d’un RH que de choisir de quelle manière les nouveaux collaborateurs seront intégrés à l’entreprise. Mais ce qui apparait moins évident aux yeux de tous, c’est l’importance que jouera le manager du futur employé dans l’intégration de celui-ci.

Aujourd’hui, un onboarding réussi est un onboarding où RH et managers collaborent étroitement dans l’unique optique d’intégrer efficacement et d’engager le nouvel arrivant dans l’entreprise. Il existe 5 axes qu’un manager doit suivre pour jouer pleinement et efficacement son rôle dans l’onboarding d’une recrue.

Rassurer le collaborateur entrant, avant même son premier jour

Un onboarding ne commence pas le jour de l’arrivée. Au contraire, il est du devoir du manager de commencer à rassurer son futur collègue avant même son arrivée.Un manager doit par exemple :

• Échanger régulièrement (minimum 3 fois ) par mail avec son futur collaborateur.
• Lui proposer un déjeuner, durant lequel le nouvel arrivant pourra poser ses dernières questions, qu’il n’a par exemple pas eu l’occasion de poser lors des entretiens, et en savoir plus sur son futur environnement de travail.
• Organiser un échange téléphonique, pour mettre en confiance la recrue.
• Lui transmettre toutes les informations sur ce qu’il s’apprête à vivre.

Cette étape préparatoire doit permettre au collaborateur d’arriver serein pour son premier jour, prêt à se mettre au travail.

Accueillir le nouveau collaborateur, une étape cruciale

Le premier jour compte pour beaucoup dans l’esprit du nouvel arrivant. Souvent, l’avis qu’il se fera de son manager ce jour-là sera déterminant pour la suite de leur relation. Voici quelques indications de la marche à suivre pour faire en sorte que cette étape se passe bien :

• S’être assuré que son matériel/ses dotations (bureau, ordinateur, téléphone, etc.) soit prêt et à sa disposition.
• Avoir préparé un « Welcome kit » personnalisé : goodies à l’image de l’entreprise, mot d’accueil, …
• Avoir libéré une demi-journée pour passer du temps avec la nouvelle recrue et lui faire visiter les locaux, l’emmener déjeuner, lui présenter les équipes, etc. C’est un investissement important qui fera la différence.

Bien accueillir un collaborateur, c’est aussi bien commencer son intégration au sein des différentes équipes de l’entreprise.

Intégrer le nouveau collaborateur dans son équipe, une priorité du manager

Il est prouvé qu’un employé bien intégré à son environnement de travail dès les premières semaines sera pleinement opérationnel plus rapidement. Voici comment l’aider à se fondre dans son nouveau job :

• Lui demander de faire un court message/vidéo à communiquer au reste de l’équipe.
• Lui assigner un « Buddy » qui pourra éventuellement relayer le manager dans l’intégration du nouveau.
• Favoriser la rencontre avec des collaborateurs des autres équipes.
• S’assurer qu’il ait discuté avec au moins une personne de chaque département pour qu’il comprenne bien leurs fonctions.

Un nouvel arrivant bien intégré assimilera plus rapidement ce qu’on attend de lui et ses formations.

Former son collaborateur en étalant l’apprentissage dans le temps

Le manager est le premier acteur concerné par la formation, et la communication de documentation et outils qui aideront la nouvelle recrue à être pleinement opérationnel rapidement. Une bonne formation dispensée par un manager doit :

• Commencer avant le premier jour, en lui poussant du contenu par mail par exemple.
• Être suivie jours après jours, pour accompagner son parcours et guider le collaborateur.
• Être testée, par exemple sous forme de courts tests ludiques, pour s’assurer que la recrue commence son travail avec les bonnes bases.

==> Si ces 4 premières tâches sont bien effectuées, le manager pourra prendre l’onboardee par la main et l’accompagner dans son évolution, voire ascension, au sein de l’entreprise.

Faire grandir le collaborateur pour le révéler

En effet, un onboarding complet et bien réalisé aura amené la nouvelle recrue à un statut où celle-ci se sent responsable, engagée et concernée par les enjeux de son équipe. Un manager qui aura bien accompagné une nouvelle recrue récoltera comme fruits de ses efforts un collaborateur opérationnel et motivé. Il est primordial que le manager fasse sentir à l’onboardee que son but est avant tout de l’accompagner, plutôt que de le commander. Cela passe par :

• Lui demander au maximum son avis sur les sujets qui le concernent pour l’impliquer et le responsabiliser.
• Lui demander des retours réguliers sur les différents « process » de l’équipe. Son point de vue neuf vous sera d’une aide précieuse.
• Instaurer un rapport d’étonnement pour apprendre des retours de vos onboardees et ajuster si nécessaire.

Si l’on doit donc résumer le rôle du manager dans l’onboarding d’un nouveau collaborateur, cette suite de 5 tâches — « rassurer — accueillir — intégrer — former — élever » — est une sorte de crédo que tout bon manager se doit d’appliquer pour onboarder efficacement un nouveau collaborateur.

Cet article est une traduction française de onboarding-quel-rôle-pour-le-manager écrit par Arthur Minckes.