Réduire la surcharge des réunions et gagner du temps

Il y a quelques mois, j'ai commencé un nouveau travail en tant que leader d'une équipe de consultants très occupée. Quelques jours après avoir commencé, je me suis retrouvé inondé de réunions, et l'attente semblait être que je représente notre équipe lors des réunions du conseil d'administration, des réunions avec les clients, des engagements externes, etc.

Désireux de plaire à mon nouveau patron, c'est un rôle que j'ai joué avec bonheur, sans trop penser aux conséquences.

Mais de plus en plus, je me suis retrouvé frustré, compensant mon agenda chargé en faisant tout le travail de grande valeur entre 06h00 et 09h00, puis en restant tard pour éponger les e-mails que j'ai manqués pendant la journée - parce que je ' J'ai été dans des réunions consécutives.

Bien qu'il semble de plus en plus normal que les gens travaillent de plus longues heures pour suivre le rythme, il est difficile d'ajouter une valeur réelle ou une pensée critique lorsque je passe mes journées à surfer de réunion en réunion. Et fait intéressant, mon équipe a commencé à mentionner qu'elle aimerait que je fournisse plus de conseils sur son travail, ce que je ne peux évidemment pas faire si je suis toujours en réunion.

Il a été tentant de hausser les épaules et de penser "hé, c'est juste la culture de réunion de l'organisation". Mais j'ai réalisé que c'est une réponse paresseuse et un mauvais leadership.

De plus, je n'ai pas accepté de nouveau travail, juste pour assister à des réunions toute la journée - j'ai pris le rôle d'apprendre, de grandir et d'ajouter de la valeur grâce au travail que je produis.

Ainsi, après avoir reconnu qu'il s'agit d'un problème personnel, c'est-à-dire que je ne gère pas bien mon temps et que je dois m'en approprier, j'ai mis en place une série de mesures qui ont commencé à réduire considérablement le temps que je passe à réunions. Bien que je ne puisse pas promettre qu'ils fonctionneront pour tout le monde, si vous lisez ceci, j'espère qu'ils vous seront également utiles.

Étape 1 : Dites aux gens que vous essayez quelque chose de nouveau et invitez-les à participer

Lorsque j'ai commencé à prendre du recul par rapport aux réunions, j'ai réalisé que mon manque d'assiduité faisait l'objet de commentaires négatifs et qu'à certaines occasions, il était perçu comme un travailleur.

Pour résoudre ce problème, il était important que je comprenne clairement avec mes patrons pourquoi j'essayais d'apporter ce changement, et peut-être plus important encore, que je croyais qu'il y avait d'importantes récompenses organisationnelles qu'ils gagneraient en travaillant différemment - plus de temps pour les hautes -valoriser le travail, plus de temps pour assurer la qualité du travail de mon équipe et, une productivité organisationnelle accrue.

En bout de ligne, moins de temps en réunion = plus de temps pour faire.

Pour garantir leur adhésion, j'ai positionné mes efforts en tant que pilote, dans le but d'identifier les techniques qui garantissent que notre organisation utilise le temps du personnel de la manière la plus efficace. Cela a rassuré mes patrons, car ils y voyaient une mesure temporaire alors que les résultats restent à prouver.

De plus, j'ai constaté que je ne suis pas le seul à lutter contre la surcharge de réunions et, à ce titre, j'ai invité d'autres chefs d'équipe à travailler à mes côtés pour gérer leurs agendas surchargés ; et identifier des méthodes de travail plus efficaces. Non seulement cela a créé un groupe de soutien par les pairs pour moi, où nous pouvons partager des idées, mais cela a également aidé mes patrons à voir cela comme un changement organisationnel nécessaire plutôt que comme un problème avec la capacité d'un employé (le mien) à gérer son agenda.

Étape 2 : Définissez et surveillez votre ratio de productivité

Avant d'apporter des modifications, je voulais m'assurer que j'avais un moyen solide de mesurer l'efficacité de mes efforts. Saisissez le ratio de productivité.

Dans sa forme la plus simple, un ratio de productivité segmente votre journée de travail typique en temps que vous devriez consacrer à des tâches spécifiques au cours d'une journée de travail idéale. 

Le suivi de mon taux de productivité quotidien me permet d'identifier les problèmes qui m'empêchent de m'engager dans un travail approfondi et les techniques que je peux utiliser pour réduire le temps que je passe en réunion sur le long terme.

Étape 3 : Passez 15 minutes chaque nuit à tailler votre journal pour le lendemain

J'ai constaté que de nouvelles réunions ont tendance à se glisser dans mon agenda au cours d'une journée sans être remarquées. Pour me prémunir contre cela, la dernière chose que je fais chaque jour est de passer 15 minutes à revoir mon agenda du lendemain et d'annuler ou de déléguer des réunions là où je le peux.

Non seulement cela m'aide à gérer mon agenda pour le lendemain, mais cela aide également à clarifier quelles sont les tâches les plus importantes pour le lendemain et à évaluer de manière réaliste si j'ai le temps nécessaire pour les accomplir. Je planifie ensuite ces tâches sur mon calendrier et je dépriorise les réunions qui n'apporteront pas beaucoup de valeur.

Étape 4 : Planifiez jusqu'à deux heures de temps ininterrompu dans votre agenda (ou 90 minutes si c'est tout ce que vous pouvez gérer)

Sur son blog, Jeff Weiner, l'ancien PDG de LinkedIn mentionne qu'il prévoit entre 90 minutes et 120 minutes chaque jour de temps libre, en réponse à un emploi du temps qui "devenait tellement encombré de réunions consécutives qu'il me restait peu de temps pour traiter ce qui se passait" autour de moi ou simplement penser.

Alors qu'il avait d'abord eu l'impression que ce temps était une indulgence, en repensant à son mandat de PDG, il le considère maintenant comme l'outil de productivité le plus important qu'il ait utilisé.

J'ai immédiatement vu la valeur de cette approche et j'ai commencé à tenir des blocs de temps dans mon propre journal. Mais plutôt que de simplement mettre "tenir - pas de réunions", je précise très clairement ce pour quoi je tiens le temps, en mettant le nom du projet dans l'invitation du journal. Cela m'aide à protéger le temps et les gens sont conscients que s'ils réservent plus de temps, je n'aurai pas nécessairement le temps cette semaine-là pour examiner le travail, m'engager dans le projet et faire avancer le travail.

Il y a un coût d'opportunité évident pour les personnes qui réservent pendant cette période, et cela a un impact direct et négatif sur leur travail.

Étape 5 : Ayez une stratégie pour gérer les réunions non planifiées

Cela dit, si vous occupez un poste salarié et non le PDG (désolé Jeff), à un certain niveau, vous devez accepter que le neuf à cinq est un jeu équitable pour les réunions. Il est donc nécessaire d'avoir un plan pour les nouvelles demandes de réunion qui arrivent un jour donné. Il y a deux façons dont je gère cela :

· Je sais que je suis plus productif le matin que l'après-midi, alors j'essaie de repousser les réunions ponctuelles après le déjeuner.

· Je fais un jugement sur les réunions que j'accepte - si c'est l'un de mes patrons qui comprend pourquoi je retiens le temps mais insiste toujours sur une réunion, je dois généralement y aller. Mais pour les collègues et les subordonnés directs, je trouve que je peux souvent reporter les réunions à un moment qui me convient mieux.

Étape 6 : Déléguez les réunions en standardisant la manière dont les informations sont capturées

J'ai de plus en plus remarqué qu'il y a plusieurs réunions sur mon calendrier où l'absence n'est pas une option, mais je n'ai pas toujours besoin d'y assister personnellement. Déléguer ces réunions à d'autres membres de mon équipe est souvent une excellente décision : cela libère du temps sur mon calendrier et donne à quelqu'un d'autre une chance d'être exposé aux principales parties prenantes.

Pour que la délégation fonctionne de manière cohérente, j'ai réalisé qu'il doit y avoir un système en place pour capturer de manière cohérente les discussions et les actions des réunions. Dans mon équipe, nous avons fait cela en établissant un simple modèle word-doc qui comprend les éléments suivants :

· Qui a assisté à la réunion ?

· Pourquoi la réunion a-t-elle été convoquée/quel est l'énoncé du problème ?

· Quels sont les 3 à 5 principaux points à retenir de la discussion ?

· Quels sont les éléments d'action ?

Étape 7 : Ne vous rencontrez pas pour résoudre un problème — faites une idée par écrit

En tant que consultants, une grande partie du travail que nous effectuons dans notre équipe consiste à résoudre des problèmes, ce qui nécessite beaucoup de créativité intellectuelle. Une réaction instinctive dans notre organisation est de mettre en place des ateliers avec divers experts, réunissant les gens pour discuter d'un problème.

C'est une perte de temps énorme car cela nécessite le développement de lectures préalables, la présidence de réunions, la participation à des réunions de préparation, l'animation d'ateliers et la capture des résultats dans des notes de réunion.

Comme toutes les organisations, nous sommes de plus en plus hybrides, la plupart des employés se trouvant à des endroits différents à des jours différents. En apprenant d'organisations entièrement distantes, nous commençons de plus en plus à formuler des idées par écrit.

Cela fonctionne par une personne ayant un problème pour faire circuler un document partagé avec ses premières réflexions aux principales parties prenantes, qui peuvent ensuite commenter le document ou ajouter un récit supplémentaire sans le fardeau du contrôle de version.

Cela a changé la donne pour notre équipe et a produit plusieurs avantages immédiats :

· La qualité de la réflexion s'est améliorée : les réponses écrites ont conduit à des réponses plus réfléchies et mieux documentées ; que lorsque les gens parlaient « au pied levé » pendant les réunions.

· Les gens semblent plus disposés à partager des idées : les collègues semblent plus disposés à partager des idées initiales lorsqu'ils savent que cela est perçu comme un travail en cours, plutôt que de parler lors d'une réunion plus formelle.

· La capture des connaissances s'est améliorée : l'idéation par écrit a considérablement amélioré notre capture des connaissances par rapport aux discussions via des appels vidéo, où les notes de réunion sont subjectives et il y a un risque élevé que des messages importants soient perdus dans la traduction.

Étape 8 : Configurer les heures de bureau

En volant des travailleurs du savoir dans le secteur universitaire, j'ai commencé à garder des heures de bureau - essentiellement, une période régulière qui est réservée aux réunions ad hoc si les membres de mon équipe ont besoin de plus de temps.

Je les organise un après-midi par semaine, afin qu'ils ne m'enlèvent pas mon temps le plus productif le matin, et je limite chaque session à 20 minutes afin que je puisse rencontrer autant de personnes que possibles.

Le fait d'avoir un créneau hebdomadaire dédié garantit que je suis disponible pour les collègues qui ont besoin de moi, mais garantit également que les gens ne prennent pas de place à des moments inopportuns dans mon calendrier.

Étape 9 : Définissez une barre haute pour que les personnes puissent convoquer des réunions ad hoc

Pour les membres de mon équipe, j'ai mis en place une politique selon laquelle les réunions ad hoc ne peuvent pas être convoquées sans que l'organisateur n'ait d'abord développé un énoncé de problème de 300 mots (exposant le problème que la réunion cherche à résoudre) et un ordre du jour clair pour comment la réunion parviendra à une solution.

Les résultats de cette politique ont été intéressants. Certains collègues ont hésité face à la charge administrative requise pour convoquer une réunion, mais positivement, cela les empêche généralement de planifier des réunions inutiles. D'autres ont rapporté qu'en écrivant leurs énoncés de problèmes, ils se sont rendus compte qu'il serait plus efficace de faire circuler un document partagé pour solliciter des commentaires plutôt que de tenir une réunion.

La clé pour que cette politique soit respectée a été de donner l'exemple et de ne convoquer des réunions moi-même qu'une fois que j'ai développé un énoncé de problème et déterminé si une réunion est le moyen le plus efficace d'arriver à une solution.

Étape 10 : Regroupez et piratez vos réunions

Enfin, et pardonnez-moi d'avoir énoncé une tactique évidente, mais dans le cadre de mon examen nocturne du calendrier, le regroupement et le piratage de mes réunions ont aidé. Si une réunion dure 60 minutes, je la ferai durer 45 minutes. Si 30 je vais le faire 20 minutes. J'essaie de regrouper les réunions là où je peux. Et si je ne suis pas en mesure d'influencer la durée de la réunion, j'essaierai d'assister uniquement aux points spécifiques de l'ordre du jour où je suis nécessaire.

J'ai constaté que certaines personnes se sont d'abord senties mal à l'aise d'avoir moins de temps pour discuter de choses, mais cela semble concentrer les conversations et libérer du temps supplémentaire.

Conclusion

En mettant en œuvre ces tactiques, je commence à voir un changement dans l'endroit où je passe mon temps chaque jour. Je me sens plus en contrôle de mon temps et je réfléchis beaucoup plus attentivement à la façon dont je le répartis.

Personne ne va au travail pour passer la majorité de son temps dans des réunions (souvent improductives) - et si une offre d'emploi indiquait que vous passeriez 30 à 40 heures par semaine en réunion, je parie que vous ne postuleriez même pas.

Nous allons travailler pour créer quelque chose, réaliser une mission organisationnelle, apprendre et grandir. J'espère que ces techniques pourront également vous aider à reprendre le contrôle de votre agenda et à mieux utiliser votre temps.

Cet article est une traduction francaise de a-ten-step-process-for-team-leaders-to-reduce-meeting-overload-and-take-back-their-time écrit par Jack Turner.