Le changement ? Subi ou choisi, que faire quand il arrive ?

« Le monde déteste le changement, c’est pourtant la seule chose qui lui a permis de progresser. » Charles F. Kettering. Choisi ou subi, le changement est le résultat de mouvements naturels existants, alors autant le préparer pour avancer. Qu’en dites-vous ? Je vous partage ici les bases posées par un cabinet spécialiste en accompagnement du changement et la Harvard Business Review afin d’engager le changement plus sereinement.

Comment le changement arrive-t-il ?

Le changement arrive par petites touches successives. Comme un orage en été qui souffle le vent, amène les nuages, lâche ses premières gouttelettes puis libère un rideau d’eau ! Des signaux faibles qui s’intensifient avec le temps.

Kodak considérait que la vague du numérique était gadget, peu rentable, campant ainsi sur sa suprématie en papier photo. L’arrivée de Facebook en 2002 annonçait sans le dire, la fin des impressions couleurs. Le marché adopta le numérique plus vite que les ajustements successifs et maladroits de Kodak qui fit faillite en 2012. De son côté, Fujifilm avait pris le temps d’adapter les mêmes technologies aux secteurs pharmaceutique et cosmétique. Pauvre Kodak, un exemple de résistance au changement qu’on cite aux millénials en école de commerce. Ainsi comme nous le constatons, le changement peut être imposé par le contexte extérieur : le marché, de nouveaux entrants, un revirement des attentes des consommateurs, la loi, les normes, l’arrivée du CRM, de la digitalisation et maintenant le réchauffement climatique, etc.

Mais le changement peut aussi arriver par l’intérieur : de nouvelles recrues aux nouvelles compétences proposent une autre manière de travailler. Cela met en exergue des écarts de comportements. Pour les collaborateurs en place depuis des années (je parle de ceux qui restent « éternellement » dans la même entreprise) le changement est carrément inenvisageable « on a toujours fait cela » ou « je ne me vois pas faire autre chose ». En effet, bousculer les habitudes, génère naturellement des émotions négatives comme la peur, l’angoisse, la colère, la résistance et même l’hypocrisie.

Heureusement, avec le temps les résistances au changement s’affaiblissent. En effet, « 93% des français ont vécu un changement profond durant les 3 dernières années au sein de leur entreprise » nous disait déjà l’IFOP en 2016. Avec les gilets jaunes, Me too, Greta, la crise des semi-conducteurs, le Covid, l’Ukraine et j’en passe, toutes les certitudes tombent. Alors évidemment prendre du recul pour avancer dans une nouvelle direction devient la seule voie positive possible.  

Changer oui mais un peu, beaucoup ou radicalement ?

Heureusement, il y a ceux que le changement soulage, motive, encourage et mobilise positivement ! Les innovateurs et les « early adopters » seront même les premiers « ambassadeurs du changement ». Reste à emmener la majorité suiveuse et neutraliser les réfractaires. Pour engager la transformation, comptez sur la contagion initiée par les plus motivés. « Il suffit de 10% de collaborateurs engagés pour emmener toute l’entreprise. Se sont avec eux que le changement petit ou grand pourra être concrétisé » rappelle le Harvard Business Review en Septembre 2019.

D’ailleurs il existe deux types de vision :

• Avec un changement « Superficiel, sans remise en cause, on ajuste sans vraiment avancer »
• Avec un changement « Radical, on crée un nouveau référentiel »

Comment gérer trop d’étudiants dans une école privée ? On ouvre des classes supplémentaires, on déménage, ou en les envoie vers d’autres établissements ? Hum, on peut créer des cours à distance, du e-learning, des réunions via Teams ou d’autres messageries. Cela permet de développer le volume d’apprenants et d’augmenter la notoriété comme le chiffre d’affaires. Le seul prérequis ? Faire évoluer les méthodes pédagogiques des professeurs ! Seul un changement radical apporte une solution fiable aux problèmes récurrents et si la mise en œuvre est souvent difficile, c’est le prix de la survie.

Comment faire changer les mentalités en 5 temps ?

Il est vrai que le partage de la perception d’un projet de changement est souvent mal mené. En effet, le management sous-estime le rôle de la formation et du partage de connaissances et de points de vue, en amont de l’action. Pour se faire voici comment vous y prendre :

1. Comprendre la culture d’entreprise, ses processus de résistance et de résilience.
2. Partager la « vision du futur » avec l’enthousiasme communicatif qui s’impose. Car il faut de la joie pour convaincre.
3. Concrétiser la vision par l’élaboration d’une stratégie suivie d’un plan d’actions de formation à mettre en œuvre rapidement
4. Prévoir des transitions, accorder quelques ponctuels retours en arrière (nous ne sommes pas des automates) mais oui, tout le monde est concerné et ceux qui seront à la traîne n’auront rien à gagner
5. Chiffrer c’est gagner : mesurer les progrès encourage à poursuivre

Comment piloter la transition entre une situation actuelle et celle recherchée ?

En tant que chef de projet, votre rôle est de procéder à l’identification des acteurs en place

1. Identifier les différents groupes dans une entreprise
2. Comprendre les enjeux de chaque groupe et de leurs leaders
3. Prioriser les actions de chaque groupe et identifier les personnes les + favorables et leur attribuer un rôle clé
4. Intégrer les éléments que les intervenants jugent importants pour eux
5. Garder l’objectif en ligne de mire et le calendrier partagé aux yeux de tous

Restez souple en cas de résistance, voici quelques règles à garder en tête : laissez-les exprimer leurs problèmes techniques, ils se résoudront par l’expression d’un besoin clair (budget, logiciel, outil additionnel). Accueillez leurs peurs et leurs angoisses passagères, votre écoute active ou votre aide ponctuelle débloqueront rapidement la situation. Si besoin réexpliquez le sens du projet, son bien-fondé, sa légitimité. Voici une méthode de rappel en cas de résistance :

1. D’où partons- nous ?
2. Où allons-nous ?
3. Comment et quand y arriver ?
4. Qui est concerné ?
5. Comment le mesurer ?

Mettez en place une communication sans prise de tête.

• Les « Stands up meeting » de 15 minutes en pause déjeuner permettent de faire passer une information au personnel rapidement. Cela est très efficace en présentiel comme en distanciel. Ce genre de micro-réunions en « mode agile » redonne de la spontanéité aux managers,
• Les « petits déjeuners infos » avec la Direction redonnent de la proximité,
• A distance, entre Teams, Messenger, WhatsApp, Telegram, Slack, etc., chacun aura sa préférence.
• Valorisez impérativement les résultats obtenus par les collaborateurs quelle que soit la forme en ligne ou pas
• Encouragez-les à partager des posts sur les réseaux sociaux pour la fierté de tous.

C’est avec des petites astuces d’accompagnement et beaucoup de constance que le changement s’installe. Parfois un rappel à l’ordre par la Direction Générale sera nécessaire.

Et si on accélérait le changement pour piloter la transformation ?

Avec la prise de conscience massive des millennials et d’une majorité de la population, le choix des actions de transformation s’oriente davantage en faveur du climat. La notion de SENS arrive dans l’entreprise. Celle-ci doit affirmer sa « raison d’être » et prendre des engagements en matière de responsabilité sociale et environnementale. Depuis 2019, près de 181 grands patrons américains du très conservateur Business Roundtable (dont Jeff Bezos, patron d'Amazon, Tim Cook celui d'Apple, Philip Blake de Bayer, Brian Moynihan de Bank of America, James Quincey de Coca Cola) se sont engagés à intégrer ces objectifs dans leur gouvernance. Alors si les USA s’y mettent, on va pouvoir accélérer en Europe car nous avons de l’avance. En effet, le niveau d’exigence se hisse d’année en année, les critères de mesure se précisent et la demande du passage à l’acte s’intensifie. Les entreprises et leurs collaborateurs devront accélérer les transformations tous azimuts et ça, c’est très réjouissant !