Revisiter la méthode GTD et la « semaine de 4 heures » pour reconquérir sa liberté

Ce que « Getting Things done » nous apprend…

Vous avez sans doute entendu parler de la méthode GTD (Getting Things Done), une manière de gérer le temps de manière efficace. Inventée en 2001 par David Allen, son livre “s’organiser pour réussir” compte parmi les Best Sellers internationaux.

Pourquoi ? L’auteur américain décrit sa technique d’organisation éprouvée dans le cadre de son travail de salarié en entreprise et fait le constat suivant : la multiplication des tâches et leur polyvalence, nécessite une excellente organisation pour ne pas être débordé par le volume.

Sa méthode est d’inventorier les tâches à réaliser, puis de définir leur impact sur sa vie et celle des autres. Donc de distinguer celles qui sont urgentes, de celles jugées importantes, celles qui peuvent attendre encore, de celles qui peuvent être déléguées.

Une fois les tâches listées, il suffit de les classer en : “En cours” ; “A faire” ; “Terminée”. Puis, de déterminer concrètement l’action pour la réaliser. Ensuite indiquer combien de temps approximativement serait nécessaire pour l’accomplir et ainsi de suite pour chacune des tâches.

Pour les micro-tâches qui prennent moins de 2 minutes, une exécution immédiate est préférable. Pour celles de 2 et 10 minutes mais qui demandent préparation, la planification s’impose, sauf si la délégation est possible !

Prévoir, c’est performer

Aussi étonnant que cela puisse paraître, David Allen se plait à dire « je suis le type le plus fainéant que j’ai jamais rencontré ». Les vrais fainéants sont en réalité efficaces, rapides, pertinents, car ils détestent devoir passer trop de temps sur un sujet : « pour moi, fainéant signifie juste parvenir à réaliser quelque chose avec le moins d’efforts possible » précise-t-il. Le proviseur de Louis le Grand disait à ses élèves « plus on a de choses à faire, mieux on les fait ». Bien que provocateur, son idée était de leur démontrer que plus on est « chargé », mieux on travaille, car on ne peut se permettre de revenir sur quelque chose de mal fait.

Le multi-tâche est-il un leurre ?

Oui, car la GTD rappelle que l’efficacité vient de la concentration sur un objectif à la fois. Il est totalement faux de penser que le cerveau soit capable d’agir en mode multitâches, seul le mono-tâche lui convient. En effet, toutes les actions non résolues prennent une place considérable dans notre esprit ! Cette charge mentale crée un sentiment d’impuissance, d’épuisement, de culpabilité « de ne pas être aussi efficace » que nous le souhaiterions. Alors halte aux to-do-list sans hiérarchisation.

La neuroscience sait que notre cerveau fonctionne avec un temps imparti, à condition que ce temps donné soit raisonnable. Une tâche dévolue pour 1 heure doit être réalisée en 1 heure, le cerveau fait de son mieux pour s’y tenir naturellement. Si c’est en 1h20 qu’il semble réaliste de le faire, il le fera en 1h20. Inversement si vous planifiez 50 minutes, cela fonctionne aussi. Cependant, si vous réduisez ce temps à 15 minutes, il faudra revoir la tâche, car elle devient irréalisable.

Les outils numériques à la rescousse !

David Allen précise que suivre le planning dès le début de la semaine et dès le matin permet de garder le rythme.  Ouf, la digitalisation s’est aujourd’hui emparée du sujet.

Programmer des alertes pour les actions importantes qui risquent d’être perdues en cours de route, devient facile grâce aux calendriers des messageries mobiles ou via Trello ou Asana quand on gère des projets. D’autres part, de nouveaux outils sont disponibles pour gagner du temps : doodle.com et calendly pour fixer des dates de réunion, Truecaller pour filtrer les appels, WhatsApp pour les appels internationaux et la gestion de groupes. Il est donc impératif d’apprendre à s’en servir efficacement.

De l’intérêt de gérer son temps pour rester zen

Apprendre à dire NON pour négocier. À chaque fois qu’une nouvelle tâche arrive, réfléchissez à ce nouvel engagement. Accepter trop de nouvelles choses crée une pression invariablement responsable de stress et d’anxiété. Prendre l’habitude de dire NON permet aussi de négocier : “D’accord, ce dossier est important, dans ce cas qu’est-ce que je laisse de côté ?” ou ” Je veux bien faire ceci, mais je ne pourrai pas faire cela, est-on d’accord pour décaler la livraison dans 2 jours ?”. Garder le contrôle permet d’éviter le burn out.

Gérer les tâches à haute valeur ajoutée, réflexe des futures générations

Dix ans plus tard, la philosophie de la gestion du temps dans le travail évolue. Timothy Ferriss né en 1977 fait partie de la génération X. Le jeune New Yorkais étudie à l’université de Princeton, devient salarié, crée quelques entreprises, voyage à travers le monde et défend un nouveau point de vue : trouver les tâches qui rapportent le plus d’argent possible permet de s’offrir du temps libre et un confort de vie significatif.

Travailler moins, gagner plus en vivant mieux ?

Dans son ouvrage « la semaine de 4 heures » sorti en 2010, Tim Ferriss pousse plus loin la réflexion de la méthode GTD. En effet, Tim était alors au bord du burn out après la création de son site de commerce en ligne, devenue enfin rentable. Il y décrit le système informatique qu’il a mis en place pour dégager du temps libre, tout en gagnant correctement sa vie. Réécrit après la crise des sub-primes aux États-Unis, la seconde édition s’est enrichie de témoignages. Comme par exemple, ce musicien qui a externalisé la gestion des commentaires et l’envoi d’emailings pour se concentrer sur la vente en ligne de morceaux de musiques et de sons destinés aux entreprises : il se consacre à sa passion qu’est la composition. Ou ce consultant qui a choisi de rester salarié mais a négocié les 2/3 de son temps en télétravail économiser du temps dédié à ses enfants et à son sport favori.

Face aux incertitudes permanentes, à la pression économique et productiviste que nous vivons tous, ces deux ouvrages - bien que parfois obsolètes sur les outils et les astuces proposées - donnent à réfléchir : le temps prend une valeur inédite et la valeur travail se retrouve questionnée.

Quel est le temps utile à accorder aux tâches, à l’entreprise et à soi ? Choisir les tâches permettant d’optimiser son temps et son argent et sa qualité de vie est une idée qui émerge en France notamment au sein de la génération Y et Z. Effectuer une tâche lucrative ou pertinente pour soi ou pour les autres est une question de fond. Il est intéressant de constater que la gestion du temps et de son rapport à l’argent, redonne à chacun d’entre nous le pouvoir de redéfinir nos styles de vie professionnels et personnels. Il ne tient qu’à nous de nous réapproprier ces méthodes pour nous sentir à nouveau libres de notre destin.