Les phrases pénibles à cesser d'utiliser en réunion

Cela fait 50 minutes que la réunion a commencé pour une programmation d'une heure. Le dernier point à l'ordre du jour a été réglé, et nous aurons probablement terminé plus tôt. SI certains peuvent se réjouir de ce revirement de situation, je frissonne quant à moi en attendant l'inévitable réplique : « Je vais te rendre 10 minutes de ta vie ! ».

Chaque réunion qui se termine avec quelques minutes d’avance se soldent par ce type de  déclaration joyeuse. Ce don de temps inattendu est formulé comme une bonne nouvelle. Mais la façon dont nous parlons de nos réunions commence à déterminer ce que nous ressentons à leur sujet. Nous affaiblissons nos relations en décrivant quelques minutes de plus comme un moyen de « rendre aux gens leur temps », comme s'il leur avait été volé. Nous leur disons que nos réunions sont sans importance et une perte de temps pour tout le monde. Comment sont-ils censés se sentir à propos de la prochaine réunion ?

Nous avons le contrôle sur nos propres schémas de discours, même si une grande partie d'une réunion échappe à notre contrôle. Nous réfléchir à comment notre langage impact les émotions. J'ai effectué des sondages pour savoir quelles phrases les gens aimeraient ne plus jamais entendre lors d'une réunion. Voici quelques-unes des réponses les plus populaires.

"Nous attendrons cinq minutes pour que tout le monde arrive."

Cela ne respecte pas le temps des personnes qui sont arrivées à l'heure. Et cela décourage la valeur de ponctualité. La plupart du temps, vous devriez commencer la réunion sans les retardataires. Mais il y a parfois de bonnes raisons pour lesquelles quelqu'un est en retard. Si vous devez attendre, vous pouvez commencer par des exercices rapides de réglage du ton. Par exemple, demandez à chacun d'écrire son objectif pour la réunion. Il n'est pas nécessaire de le rendre public, mais il est utile de créer une pratique de réflexion sur vos objectifs avant une réunion. Vous pouvez également commencer par demander à chacun d'éliminer une distraction. Cette distraction peut consister à déplacer quelque chose de leur bureau, à fermer une fenêtre sur leur ordinateur ou à ouvrir une fenêtre dans leur chambre.

"Tu es en mute !"

C'est un moyen rapide de dire à un orateur que nous ne pouvons pas l'entendre. Mais cela est généralement dit simultanément par un chœur de personnes. C'est devenu ennuyeux, faisant que la personne muette se sente stupide.

Dire « Si vous parlez, je ne vous entends pas » est une alternative plus amicale et plus encourageante. Plutôt que de rendre l'orateur muet stupide, cela lui indique que vous voulez vraiment entendre ce qu'il a à dire.

 

"Parlons de cela off line."

Cette phrase rejette l'idée de quelqu'un. C'est aussi un non-sens car le suivi se fera inévitablement en ligne. Pourquoi ne pas dire quelque chose comme "C'est une question importante qui dépasse le cadre de cette réunion. Parlons-en quand nous aurons fini ici".

« Je te rends dix minutes de ta vie ! »

Je terminerai en revenant sur cette phrase car c'en est une que j'aimerais ne plus jamais entendre. Ça ne me dérange pas que les réunions se terminent tôt. Mais nous devrions attendre avec impatience notre prochaine réunion lorsqu'elle sera bien gérée, bien structurée et étonnamment courte. Il faut donc le souligner à la fin de la réunion.

Lorsque vous êtes tenté de redonner à votre équipe quelques « minutes de sa vie », pensez à dire : « Super ! Nous avons terminé 10 minutes plus tôt parce que tout le monde a travaillé si dur. Merci beaucoup d'être là et d'avoir participé ». Cette reformulation simple a le potentiel de redéfinir la façon dont les gens quittent vos réunions et se sentent à propos de la suivante.

Cet article est une traduction française de “annoying-meeting-phrases-to-stop-using” écrit par Hamilton Lindley